项目管理与Project 2003


经过多年的实践和发展，项目管理已经有了一套较为完整的理论体系，并且在实际中指导和推动着项目的完成。Project 2003是由美国Microsoft公司推出的项目规划和管理软件，它被广泛应用于信息技术、建筑、铁路、公路、航空航天、水利及科学研究的各个领域之中，深受广大项目管理工程师的青睐。


●  项目的概念、特性和周期
●  项目管理的概念及基本要素  
●  Project 2003的工作界面
1.1   项目和项目管理
项目指的是有开始和结束的一系列事件，项目的目的是要达到一个明确的目标。项目管理是指一系列的管理活动，这些活动的最终目的是成功地完成一个项目。
1.1.1  项目及其特性
项目就是为了完成一个具体的目的而设计的一系列行动步骤，例如三峡工程、北京申办2008年奥运会、出一趟差、办一个同学聚会等都是项目。项目包括一系列步骤，通常需要由多个人协作共同完成。同样，项目也不是多人进行的单一重复性工作，它应具有如下特性：
●  项目的短暂性：项目都有明确的时间框架，时间的长短由项目的复杂性决定，短则几天或几小时，长则可达十几年，如何安排时间是关系到项目成败的一个关键因素。
●  项目的目标性：项目要有明确的、可度量的目标，而不能是不确定的、模糊的目的，每个项目所追求的目标必须服从总体运作体系的要求，项目完成的结果应该是可以依据目标说明书进行判断的，实现了项目的目标，也就意味着项目的结束。
●  项目的可预测性：项目的所有任务都可以由项目管理者根据时间、资源等参数进行管理，同时还可以根据项目的执行情况预测项目是否成功。
●  项目的可限制性：项目是受时间限制的。项目的开始日期和结束日期都必须符合时间要求，总的时间和单个任务的时间应该与项目的标注说明相符合。项目还受到资源和成本的限制，例如完成项目的人员和资金也都是有限的。
●  项目的动态性：项目的时间可以持续几个月甚至几年，同时项目是动态发展的，可能会发生一些没有预测到的变化。此时，作为一名项目管理人员应做出及时反应，根据变化对项目做出调整，否则将不能实现预期的目标。
因此，一个成功的项目应该具有以下条件：
●  在规定的目标时间内完成所有任务。
●  项目成本不高于原资源预算。
●  项目的质量符合说明书的目标质量。
1.1.2  项目管理的概念
项目管理是项目管理者在有限的资源约束下，运用系统的观点、方法和理论，对项目涉及到的全部工作进行有效地管理，即对项目从投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价，以达到项目的目标。项目管理的内容如下： 
●  项目范围管理：是为了实现项目的目标，对项目的工作内容进行控制的管理过程。它包括范围的界定、规划和调整等。
●  项目时间管理：是为了确保项目能最终按时完成所实施的一系列管理过程。它包括具体活动界定、活动排序、时间估计、进度安排以及时间控制等工作。 
●  项目成本管理：是为了保证项目的完成，使费用不超过预算成本所实施的管理过程。它包括资源的配置，成本和费用的预算和费用的控制等工作。 
●  项目质量管理：是为了确保项目达到客户所规定的质量要求，所实施的一系列管理过程。它包括质量规划、控制和保证等工作。 
●  人力资源管理：是为了保证所有项目关系人的能力和积极性都得到最有效地发挥和利用，所实施的一系列管理措施。它包括组织的规划、团队的建设、人员的选聘和项目的班子建设等工作。
●  项目沟通管理：是为了确保项目信息的合理收集和传输所实施的一系列措施，它包括沟通规划、信息传输和进度报告等工作。 
●  项目风险管理：涉及项目可能遇到的各种不确定因素。它包括风险的识别、量化、控制以及制订对策等工作。 
●  项目采购管理：是为了从项目实施组织之外获得所需资源或服务所实施的一系列管理措施。它包括采购计划、采购与征购、资源的选择与合同的管理等工作。 
●  项目集成管理：是指为确保项目的各项工作能够有机地协调与配合所展开的综合性和全局性的项目管理工作和过程。它包括项目集成计划的制定、项目集成计划的实施和项目变动的总体控制等工作。
在项目管理过程中，首先要严格控制项目的进度，保证项目在规定的时间内完成；其次要合理利用资源，并将项目的费用尽量控制在计划的预算之内；同时，要跟踪项目的执行情况，保证项目能够按照规定的质量标准执行。
1.1.3  项目的周期
一个项目的周期就是指从定义项目目标、制定项目计划直至最终完成项目的过程，具体包括以下几个阶段。
1. 定义项目目标
在制定项目计划之前，用户必须明确该项目要完成什么或提交什么，不但要对完成的工作了如指掌，而且要明确能够使项目委托人满意的质量标准。
此外，用户还必须清楚该项目是否有最后完成期限，工作应在什么时候开始、什么时候结束，以及是否需要考虑项目的成本要求等。
2. 制定项目计划
明确项目目标之后，就可以着手制定项目计划了。在制定项目计划之前，首先要与小组成员进行讨论，明确工作的主要阶段和每个主要阶段的具体任务，然后估计出每项任务的大致完成时间。其次，为了使任务按一定的先后顺序进行，还需要对任务进行链接。
此外，还需要为任务分配资源和工时，输入资源的标准费率和加班费率，以及输入固定的任务成本等。
制定好项目计划以后，需要对所做的计划进行检查，对项目执行过程中可能出现的问题给予解决。
3. 发布项目计划
如果需要使计划得到上级的批准，或者将任务分配给下属，或者需要与其他人(比如项目风险承担者)交流项目信息，就需要发布项目计划。用户可以通过多种方式来发布计划，例如把计划打印出来、通过E-mail邮件或者利用Web页面等。
4. 跟踪项目进度并调整计划
项目开始实施后，用户需要不停地记录各项任务开始和完成的实际时间，即对项目计划的实施进行跟踪。由于用户需要知道项目的实施过程与所创建的计划是否有出入，因此需要创建一个基准，便于与实际情况进行比较。在某一任务的实际完成日期与原计划有偏差时，应重新确定下一个任务的开始日期和完成日期。如果在预定的期限内有完不成计划的危险，则需要提前在日程中对资源进行必要的调整，尽可能地使项目保持在日程内，并且不超出预算。
5. 完成项目并存档
项目完成以后，需要提交一份报告来描述项目的成功完成或其存在的错误之处，并对该项目进行详尽的描述和分析，以便将来为其他项目计划提供有价值的参考信息、经验或教训。
1.1.4  项目管理三要素
任何项目都会在范围、时间和费用3个方面受到约束，这就是项目管理的三要素(有时也称项目三角形)，它们中的任何一个发生变化都会影响其他两个，其定义如下：
●  范围：项目的目标和任务，以及完成这些目标和任务所需的工作。 
●  时间：反映在项目日程中的完成项目所需的时间。 
●  费用：即项目的预算，它取决于资源的成本。这些资源包括完成任务所需的人员、设备和材料。
虽然这3个要素都很重要，但通常有一个要素会对项目起决定性的影响。这3个要素之间的关系根据不同的项目而异，它们决定了用户会遇到的问题种类，以及可以实现的解决方案。了解项目中的限制以及可灵活掌握的部分，将有助于计划和管理项目。
1.1.5  专用术语
在项目管理中，经常会接触到许多专用术语，为了使用户更容易地理解项目管理的相关知识，下面对一些最基本的术语做简要解释。
1. 任务
所谓任务，是指具有开始日期和完成日期的具体工作，它是日程的组成单元。项目通常是由相互关联的一系列任务构成的。
2. 周期性任务
周期性任务是指在项目过程中重复发生的任务，如每周的总结性会议就可以定义为周期性任务。在Microsoft Project中，可以方便地添加和修改周期性任务，可以设置周期性任务的发生频率，如每天、每周、每月或每年，也可以指定任务每次发生所持续的时间、任务何时发生以及两次发生的时间间隔。
3. 资源
资源是指完成任务所需的人员、设备和原材料等。资源负责完成项目中的任务。资源有两种类型：工时资源和材料资源。工时资源是指人员和设备，材料资源是指可消耗的材料或供应品，如木料和钢材等。当需要指定由谁来完成项目中的任务或需要什么资源来完成 任务时，可以使用资源。指定给任务的资源可以是单个的人或一台设备，也可以是一个工  作组。
4. 成本
完成任何一项工作都需要付出一定的代价，或是付出人工，或是消耗材料，这些都存在一个成本费用的问题。在Microsoft Project中，成本是指任务、资源、任务分配或整个项目的总计划成本，有时也称为当前成本或当前预算。
5. 工期
工期是完成某项任务所需工作时间的总长度，通常是从任务开始日期到完成日期的工作时间量。
6. 里程碑
里程碑是一个工期为零，用于标识日程的重要事项。它可以作为一个参考点，用来监视项目的进度。
1.2  Microsoft Project 2003介绍
项目管理离不开管理工具的支持，这是所有项目管理工作者的共识。Project 2003是Microsoft发布的中文版Office 2003软件包中基于Windows操作系统的项目管理软件，它以其强大的功能、友好的界面吸引了众多用户，成为目前最受欢迎的项目管理软件之一。
1.2.1  Project 2003的功能
在对项目进行管理时，通常需要制定项目范围，确保项目时间，节省项目成本，应对项目风险，与项目关系人及工作组成员沟通，对人力资源进行合理利用，确定项目质量，管理项目采购招标以及为了确保各项工作有机协调而进行综合管理等。Project 2003作为一个功能强大、使用灵活的项目管理软件，可以帮助用户完成如下工作。
●  共享项目信息：Project向需要了解项目信息的人员提供了传递项目信息的多种方法，如，打印视图和报表，在Internet上传递项目信息等。
●  编制和组织信息：用户将项目所需的各种参数、信息和条件输入Project的工作表后， Project可以将这些信息按照一定的规则进一步地条理化和组织化，使用户更加方便地查看项目的详细信息和全局状态。
●  跟踪项目：在项目执行过程中，用户可以将已得到的实际数据提供给Project，Project会根据这些数据计算其他信息，然后将这些变动对项目的其他任务及整个项目产生的影响反馈给用户。


●  方案的优化度分析：Project可以将用户提供的不同项目计划方案进行比较，选出最优的计划方案提供给用户。
●  信息计算：Project使用用户所提供的各种信息，为项目计算和规划日程，为每一个任务的执行设置一个可行的时间框架，并设置何时将特定的资源指派给特定的任务。
●  检测和维护：Project能够随时对计划进行检测，并给出对所查到的问题的解决方法，如资源过度分配，成本超出预算等。
1.2.2  Project 2003的组成
Project 2003包括3大部分：Microsoft Project Professional 2003、Microsoft Project Server 2003和Microsoft Office Project Web Access 2003。
1. Microsoft Project Professional 2003
Project Professional 2003是一个客户端程序。项目经理、业务经理以及项目规划人员可以使用该程序完成工作分配、进度日程、成本等初始项目信息的输入和管理。它附属的Project数据库中存储的计划和资源保存到Project Server 2003的数据库中，从而向工作组成员分配任务、跟踪已完成的工作、自动或手动接受来自工作组成员的任务更新，并将更新信息合并到自己的项目中。
2. Microsoft Project Server 2003
Project Server 2003是一个服务器程序。它允许客户、合作伙伴和解决方案供应商扩展其企业项目管理解决方案。它将Project Professional提供的项目计划转化为数据库信息提供给Project Web Access使用。Project Server中存储着所有和项目相关的信息，包括安全性设置、管理设置等。
3. Microsoft Office Project Web Access 2003
Project Web Access 2003是一个基于浏览器的客户端程序。工作组成员使用浏览器访问Project Web Access页，可以查看Project Server中存储的项目信息、可以对项目经理发出的工作分配进行响应、并可以在工作的同时通过Project Web Access发送进度更新和状态报告。 
1.3  Project 2003的工作界面
启动Project Professional 2003后，可以看到，它的工作界面与其他Office软件的界面极其相似，主要由标题栏、菜单栏、工具栏、数据编辑栏、任务窗格、视图栏和工作区等组成，如图1-1所示。

图1-1  Project 2003的工作界面 
1.3.1  标题栏
标题栏位于窗口的顶端，用于显示当前正在运行的程序名及文件名等信息，如图1-2所示。标题栏最右端有3个按钮，分别用于控制窗口的最小化、最大化和关闭应用程序。

图1-2  标题栏
●  单击“程序图标”按钮，将弹出一个控制菜单，通过该菜单可以进行还原、移动和调整窗口大小等操作，如图1-3所示。
    
图1-3  控制菜单
●  单击“最小化”按钮，可以将窗口最小化为任务栏中的一个图标按钮。
●  单击“最大化”按钮，可以将窗口显示大小布满整个屏幕。
●  单击“还原”按钮，可以使窗口恢复到用户自定义的大小。
1.3.2  菜单栏
菜单栏位于标题栏的下方，包括“文件”、“编辑”、“视图”及“工具”等10个菜单项，用户可以通过单击菜单来执行各种命令，如图1-4所示。

图1-4  菜单栏
单击菜单栏中的某个菜单项，将弹出一个下拉菜单，如图1-5所示为“插入”菜单。
   
图1-5  “插入”菜单
●  命令名称右侧带有三角符号表示该命令下面还包含子命令。
●  命令名称右侧带有省略号表示执行该命令，将打开一个对话框，在其中可以设置多项参数。
●  命令名称显示为灰色表示该命令不可用。
●  命令名称右侧带有字母则该字母即为该命令的快捷键。
●  命令名称左侧带有图标表示该命令已设置为工具按钮。
1.3.3  工具栏
在Project 2003中，将常用命令以工具按钮的形式表示出来。通过工具按钮，可以快速执行使用频率较高的菜单命令，从而提高工作效率。
1. 显示或隐藏工具栏
默认情况下，Project 2003的工作界面中显示了“常用”、“格式”和“项目向导”工具栏，还可以根据需要显示或隐藏某个工具栏。要显示或隐藏某个工具栏，可以通过以下几种方法来实现。
●  通过菜单命令来实现：选择“视图”|“工具栏”命令下的相应子命令就可以显示或隐藏相应的工具栏。


●  通过右键菜单实现：在任意工具栏上右击，在弹出的快捷菜单中选择相应的命令即可以显示或隐藏相应的工具栏。
●  通过对话框实现：选择“工具”|“自定义”|“工具栏”命令，打开“自定义”对话框，选择“工具栏”选项卡，在“工具栏”列表框中选中或取消选中工具栏前面的名称复选框，就可以显示或隐藏相应的工具栏，如图1-6所示。

图1-6  “工具栏”选项卡
【练习1-1】启动Project 2003，通过菜单命令显示“绘图”工具栏，再通过右键菜单将其隐藏，然后通过“自定义”对话框显示“分析”工具栏。
(1) 启动Project 2003，选择“视图”|“工具栏”|“绘图”命令，如图1-7所示，在窗口中就会出现“绘图”工具栏。
(2) 在工具栏上右击，从弹出的快捷菜单中取消选中“绘图”命令，如图1-8所示，“绘图”工具栏就被隐藏了。
       
图1-7  选择命令显示工具栏                    图1-8  取消选择命令隐藏工具栏
(3) 选择“工具”|“自定义”|“工具栏”命令，打开“自定义”对话框，选择 “工具栏”选项卡，在“工具栏”列表框中选择“分析”复选框，如图1-9所示。
(4) 单击“关闭”按钮，“分析”工具栏将出现在窗口中，如图1-10所示。
    
图1-9  “自定义”对话框                    图1-10  显示“分析”工具栏
2. 添加或删除工具栏按钮
Project 2003允许用户在“常用”工具栏和“格式”工具栏中添加或删除命令按钮，以方便操作。添加或删除工具栏按钮可以通过以下两种方法实现。
●  通过工具栏来实现：单击“常用”工具栏或“格式”工具栏右侧的按钮，弹出一个下拉菜单，选择“添加或删除按钮”|“常用(或格式)”命令的子命令，即可添加或删除相应的按钮。
●  通过对话框实现：在“自定义”对话框中打开“命令”选项卡，在“类别”列表框中选择要添加的按钮所属的类别，在“命令”列表框中选择要添加的选项，再按住鼠标左键不放，将该选项拖放到工具栏中所需的位置即可添加按钮；在工具栏中按住不需要的按钮，将其拖离工具栏即可将其删除。
【练习1-2】通过工具栏将“常用”工具栏中的“超链接”按钮删除；通过“自定义”对话框将“关闭”按钮添加到“常用”工具栏中。
(1) 启动Project 2003，单击“常用”工具栏右侧的按钮，在弹出的下拉菜单中选择“添加或删除按钮”|“常用”|“超链接”命令，即可删除“超链接”按钮，如图1-11所示。
        
图1-11  删除“超链接”按钮                
(3) 选择“工具”|“自定义”|“工具栏”命令，打开“自定义”对话框，选择“命令”选项卡，在“类别”列表框中选择“文件”选项，在“命令”列表框中选择“关闭”选项。





(4) 按住鼠标左键不放，将其拖到“常用”工具栏中，当出现标记时，释放鼠标左键，即可添加“关闭”按钮，如图1-12所示。
         
图1-12  添加“关闭”按钮




3. 自定义工具栏
如果对工具栏和菜单命令的显示有特殊的喜好，还可以自定义工具栏。
【练习1-3】使用“自定义”对话框将“常用”和“格式”工具栏分两行显示。
(1) 启动Project 2003，选择“工具”|“自定义”|“工具栏”命令，打开“自定义”对话框。
(2) 单击“选项”选项卡，选中“分两排显示‘常用’工具栏和‘格式’工具栏”复选框，如图1-13所示。
  
图1-13  “选项”选项卡
(3) 单击“关闭”按钮，此时工具栏将分两行显示，如图1-14所示。

图1-14  自定义工具栏
1.3.4  数据编辑栏
在项目文件要编辑某些数据信息时，可以使用数据编辑栏。它与Excel中的录入窗口很相似。在数据编辑栏中有两个工具按钮，其作用分别如下。
●  “确认”按钮：单击该按钮将确认当前编辑的数据。
●  “取消”按钮：单击该按钮将取消当前编辑的数据。
1.3.5  任务窗格
任务窗格位于工作界面左侧的分栏窗口中，它会根据操作要求自动弹出，使用户能够及时获得所需的工具，从而有效地控制Project的工作方式。
单击任务窗格右侧的下拉箭头，在弹出的快捷菜单中可以选择其他任务窗格，如图1-15所示。
     
图1-15  任务窗格菜单
1.3.6  视图栏
单个视图难以显示出项目的全部信息，Project 2003提供了多种视图来全面地展现项目信息，在视图栏中共有9个视图图标。单击相应的按钮，即可在不同的视图之间进行快速切换。关于各个视图的含义，我们将在本书第2章中详细介绍。
1.4  上机实验
本章上机实验主要通过设置Project 2003的工作环境和搜索帮助信息，来练习自定义菜单栏和菜单、使用帮助系统解决问题等操作。
1.4.1  设置Project 2003的工作环境
在Project 2003中，重新定义一个菜单项“我的菜单”，其中包括“新建”、“复制”、“粘贴”和“字体”等命令，并且在Project的工作界面中不显示状态栏，以增大工作区。 
(1) 启动Project 2003，程序将自动新建一个名为“项目1”的空白文档，如图1-16所示。
(2) 选择“工具”|“自定义”|“工具栏”命令，打开“自定义”对话框，单击“命令”选项卡，在“类别”选项区域中，选择“新菜单”命令，如图1-17所示。
       
图1-16  启动Project 2003                       图1-17  “自定义”对话框
(3) 在“命令”类别中选中“新菜单”选项，将其拖动到菜单栏中，如图1-18所示。
(4) 在菜单栏的“新菜单”上右击，从弹出的快捷菜单中的“命名”文本框中输入“我的菜单”，如图1-19所示，然后按Enter键，就可以重新命名菜单。
              
图1-18  拖动“新菜单”到菜单栏                    图1-19  重命名菜单
(5) 在“命令”选项卡的“类别”选项区域中选择“文件”命令，在“命令”选项区域中选择“新建”命令，并将其拖动到“我的菜单”中，添加“新建”命令，如图1-20所示。
(6) 使用同样的方法，添加其他命令，最终效果如图1-21所示。
       
图1-20  添加“新建”命令                图1-21  添加其他菜单命令




(7) 选择“工具”|“选项”命令，打开“选项”对话框，选择“视图”选项卡，在“显示”选项区域中，取消选择“状态栏”复选框，即在主窗口中不显示状态栏，增大编辑区的显示范围，如图1-22所示。
(8) 单击“确定”按钮，完成设置，此时，工作环境效果如图1-23所示。
    
图1-22  “选项”对话框                    图1-23  设置工作环境
1.4.2  搜索帮助信息
在Project 2003中，使用帮助功能查询“创建项目”的相关信息。
(1) 启动Project 2003，选择“帮助” |“Microsoft Office Project帮助”命令，打开“Project帮助”任务窗格，在“搜索”文本框中输入“创建项目”，如图1-24所示。
(2) 单击按钮，系统将自动搜索相关的主题，并将搜索结果显示在任务窗格中，如图1-25所示。
               
图1-24  “Project帮助”任务窗格                图1-25  搜索结果
(3) 单击“使用‘项目向导’开始创建新项目”链接，打开“使用‘项目向导’开始创建新项目”窗口，如图1-26所示。
(4) 单击以蓝色字体显示的字词链接，还可以查看该字词的定义。在此单击“任务”链接，显示任务的定义，如图1-27所示。
            
图1-26  显示查询信息                     图1-27  显示链接的定义
(5) 查看完内容之后，单击任务窗格右上角的“关闭”按钮，关闭任务窗格。
(6) 用户也可以选择“帮助”|“显示Office助手”命令，在屏幕上将出现Office助手，如图1-28所示。
(7) 单击Office助手，在弹出的文本框中输入要查询的信息，如图1-29所示。然后单击“搜索”按钮，也将打开搜索结果任务窗格，同样可以实现查询操作。
           
图1-28  显示Office助手                     图1-29  输入搜索信息






1.5  思考练习
1.5.1  填空题
1. 项目就是为了完成一个具体的目的而设计的一系列_____________，例如三峡工程、北京申办2008年奥运会、出一趟差、办一个同学聚会等都是项目。项目包括了一系列步骤，通常需要_____________协作共同完成。
2. 项目管理是项目管理者在有限的_____________约束下，运用系统的观点、方法和理论，对项目涉及的全部工作进行_____________地管理，即对项目从投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、_____________和评价，以达到项目的目标。
3. Project中的任务是指具有_____________和_____________的具体工作，它是日程的组成单元。项目通常是由_____________构成的。
4. 工期是完成某项任务所需工作时间的_____________，通常是从任务开始日期到完成日期的工作时间量。
1.5.2  选择题
1. 下列选项中，哪个不属于构成项目的3个要素(    )。
A. 时间    				        B. 费用    
C. 项目经理    			     D. 范围
2. 下列选项中，哪些属于资源的范围(    )。
A. 人员    				        B. 设备   
C. 原材料     	 		     D. 时间
3. 下列关于里程碑的说法中错误的是(    )。
A. 完成阶段性工作的标志  				         
B. 不同类型的项目里程碑不同  
C. 它可以作为一个参考点，用来监视项目的进度
D. 里程碑增加了额外的工作，无任何意义
4. 下列选项中，关于项目周期的说法正确的是(    )。
A. 所有项目的生命周期都必须经历5个阶段  				         
B. 项目生命周期的长度可以是几个星期，也可以是几个月，甚至是几年  
C. 在项目生命周期的各阶段投入的强度是相同的
D. 结束项目时，无需提交报告对该项目做详尽的描述与分析
1.5.3  操作题
1. 在Project 2003中，使用“自定义”对话框将“格式”工具栏中的“加粗”按钮删除，将“拼写检查”按钮添加到工具栏中。
2. 使用帮助查询有关信息。


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中文版Project 2003实用教程

第1章  项目管理与Project 2003

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