第1章
基本概念和特征
本章要点: 
 信息的概念和特征
 管理的概念和特征
 信息管理和信息生命期
 系统的概念和特征
 信息系统和管理信息系统
1.1信息的概念和特征〖*4/5〗1.1.1信息的概念〖*2〗1. 信息的定义信息是现代社会发展中最基本、最重要的概念。当今，社会生产力高速发展，新技术层出不穷，信息量急剧膨胀，整个人类进入了信息化社会，人们的很多活动，例如查找情报资料、处理银行账目、管理仓库、科研生产等都需要利用和处理大量的信息。
信息除了与人类的活动有关外，自然界生物的活动，无机物和有机物的运动，都伴随着信息的运动。生物通过遗传基因的特殊结构把它的某些固有特性遗传给下一代，警犬能够追踪侦缉对象，许多动物具有辨别天敌和食物的本领，这些都与信息有关。气象、气候变化的征兆，地震的先兆，都存在着信息的活动。因此信息这个概念对于自然界和人类社会具有普遍的意义。
宇宙间一切事物都处于相互联系、相互作用之中。一则新闻可导致一个企业倒闭；一纸传单可能引起全城骚乱；生长条件完全相同的各种生物，甚至同一种生物生长结果不一样；等等。这都说明，决定事物之间相互联系、相互作用效果的往往不是事物之间物质和能量的直接交换和积累，而是借以传递相互联系与作用的媒介各种运动与变化形式所表示的意义。
使用信息这个概念可以考察两个或两个以上事物之间的相互联系、相互作用。一个事物由于另一事物的影响而使前者的某种属性发生了变化，从信息的观点来看，是因为前者得到了后者的某种信息。由此可见，人类的活动离不开信息，自然界也充满着信息的运动。
[2][2][4]管理信息系统第1章基本概念和特征〖3〗[3]〖4〗那么什么是信息呢？由于信息和所有学科、所有行业以及所有人都密切相关，因此信息的定义也是多种多样的。
信息论创始人香农（C.Shannon）认为信息具有使不确定减少的能力，信息量就是不确定减少的程度。
控制论创始人诺伯特·维纳（Norbert Wiener）认为信息是人们在适应外部世界并使这种适应反作用于外部世界的过程中，同外部世界进行交换内容的名称。接受和使用信息的过程就是我们对外界环境适应和有效生活的过程。信息就是信息，不是物质，也不是能源。
系统科学认为信息是物质系统中事物的存在方式或运动状态，以及对这种存在方式或运动状态的直接或间接的描述。既然是客观事物特征的反映，那么信息就有多种多样的表现形式，例如声、光、色、嗅、味以及形状、重量等。现代信息系统中这些信息一般都转换为二进制的数字形式处理、存储和传递。因此从管理角度通常认为信息是经过加工处理后的数据，是一种有次序的符号排列，是系统传输和处理的对象，它会对接受者的行为产生影响，对接受者的决策提供有价值的参考。这个定义含义更加具体明确，强调了管理信息的目的性、处理过程和相对性。
2. 信息与相关概念的比较
一些概念如数据、消息、信号和知识与信息有关，但又不同于信息。
（1） 信息和数据
数据是客观事物的属性、度量、位置以及相互关系等的量化表示，是计算机可以识别的符号形式，是信息的载体和表现形式。信息只有通过计算机可以处理的数据形式采集、存储、加工、传输、检索、使用等。数据经过解释以后就转变成为信息，接受者接受了信息就可以利用信息或加工处理信息。信息和数据二者可以相互转换。例如: 1 000是一个记录数据，如将1 000解释为“管理学院有1 000名学生”时就成为信息，这一信息可以被多个部门重复利用，成为一种发展与创造行为的资源。不能把数据简单地等同于信息。那些错误的、未经加工处理的、没有特定目的的数据只能是垃圾，而不是信息。
（2） 信息和消息
从目的性来看，消息具有新闻性质，与消息相关的人群具有普遍性，消息的目的性不强。但是当消息变成信息时，与这种信息相关的人群具有特殊性。例如: 北京市规划未来5年内地铁将开通某条路线，对于一般人是一个消息；对于房地产商，则是具有投资价值的信息。从完整性方面来讲，消息强调及时性和公开性，信息强调完整性和准确性。例如，北京汽车制造公司刚签署了一笔大订单，对于一般员工是一个好消息；对于公司的高管来说，不仅需要知道这个消息，而且需要详细了解这笔订单的客户名称，订货产品的规格、型号、数量、交货日期、交货方式等信息，需要根据这些信息组织下一步的生产计划。信息和消息之间是可以相互转换的。
（3） 信息和信号
城市十字路口信号灯“红灯停，绿灯行，不准闯黄灯”的交通规则给出了信号与信息之间的关系。信号是信息的载体，是人们用来记录、表示信息的手段。信息是信号的内容，人们只有对信号进行识别和分析，才可能得到完整的信息。例如，当某种库存物料低于安全库存时（管理信号），可能会影响生产作业的正常进行（管理信息），因此需要及时补充这种物料（管理决策）。
（4） 信息和知识
知识是人类认识世界的成果或结晶，它包括经验知识和理论知识。信息是用于生产知识的原料，知识是信息加工、整合后的产物。把信息转换为知识，把知识作为认识世界和改造世界的武器。反过来，在认识世界和改造世界的过程中又获得了新信息，新信息经过加工、传播又可以转换成新知识。从这个意义上来讲，知识是信息的一个组成部分，而那些未经加工的、非逻辑的、冗余的信息则不能称为知识。
1.1.2信息的分类
信息具有多样性和复杂性，深入理解信息可采用分类方法，可以从不同角度对信息进行分类。
1. 按照信息的内容和使用领域分类
可以把信息分为社会信息、政治信息、自然信息、经济信息、市场信息、管理信息、军事信息等。社会信息用于社会、人口、婚姻等研究领域；自然信息用于地理、天气、自然灾害等研究领域；管理信息用于各种组织内部管理、组织、指挥、控制等领域的管理、决策和研究。管理信息系统侧重于管理信息。
2. 按照信息的传递范围分类
可以把信息分为公开信息、内部信息、秘密信息、机密信息、绝密信息。针对不同类型的信息可以制定不同的管理机制。
3. 按照信息的加工处理程度分类
可以把信息划分为原始信息和综合信息。原始信息主要指未经加工的原始信息，如生产记录。综合信息指在原始信息的基础上加工整理后的信息，例如各种统计报表、分析报告等。管理信息系统涉及的信息既包括原始信息，也包括综合信息。
4. 按照信息的作用层次分类
可以把信息划分为决策信息、战略性信息、常规管理信息、战术性信息。这种分类方式可用于区分信息的服务对象，反映了信息的层次性。决策信息或战略性信息可用于高层管理和决策机构；常规管理信息和战术性信息可用于低层的管理机构。
5. 按照信息反映的事物状态分类
可以把信息分为常规性信息和偶然性信息。常规性信息是指反映正常条件下常规事件的信息，如日报、周报、月报等。偶然性信息是指反映偶发的非常规事件的信息，如设备故障。这种分类方式反映了信息的频度。
6. 按照信息的稳定程度分类
可以把信息分为固定信息和变动信息。固定信息是指长期稳定不变的信息，例如标准定额、模型参数等。变动信息是指不断变化的事物在某一时点的信息，如销售金额、产品价格等。信息的稳定状态是相对的，固定信息和变动信息之间可以发生转变。
7. 按照信息的应用范围分类
可以把信息划分为微观信息和宏观信息。微观信息可用于一个组织、一个部门或一个业务人员等；宏观信息可用于一个国家、一个地区或一个组织，微观信息往往以原始信息的形式表现出来，宏观信息则通过综合信息的形式表现出来。
8. 按照传递信息的媒介形式分类
可以把信息划分为文字信息、数字信息、音频信息、图片信息、视频信息。文字信息是指通过书写语言描述的信息，例如各种word文档。数字信息指存储在数据库中的结构化信息，这是计算机最擅长处理的信息。
1.1.3信息的特征
关于信息的特征不同研究者有不同的观点。有8特征说、17特征说、6特征说，还有按信息的生命期划分，提出15特征说，分别是普遍性、客观性、可识别性、共享性、时效性、依附性、可存储性、可处理性、可再生性、可传输性、层次性、相对性、有序性、知识性、能动性。
信息的特征中有些是由信息本质属性所能描述的，有些是由信息本质属性派生出来的。可以将信息的特征分为本质属性、动态特性和独有特性三大类。
1. 信息的本质属性
如普遍性、客观性、可识别性。
普遍性是指信息广泛存在于自然领域和社会领域中，无处不在、无时不有。
客观性指信息描述了事物的存在方式和运动状态，而事物的存在方式和运动状态是一种客观现象。
信息的可识别性是指人们不仅可以通过眼、鼻、耳等感觉器官去感知信息，而且可以通过各种仪表器械去检测、识别和处理。
2. 信息的动态特性
如依附性、可存储性、可处理性、可再生性、可传输性。
依附性是指信息的存储、传输、使用等活动必须依附在特定的载体上，这种载体可以是纸张、计算机、照片等形式，离开了载体，信息也就不复存在了。
可存储性是指信息储存的可能程度，由于信息有多种多样，可有文字、数字、表格、图形、视频、声音等多种形式，可有数据、知识、模型、算法等多种内容，可存储性要求能够存储信息的真实内容，要求在较小的空间中存储更多的信息，要求存储是安全的，要求信息可以在不同形式和内容之间方便地转换，要求随时快速地检索出所需要的信息。计算机的存储设备、数据库技术为信息的可存储性提供了便利条件。
可处理性是指信息可以按照人们的需要被分类、排列、汇总、计算等。信息的可处理性为使用计算机技术处理信息提供了理论基础。
可再生性是指一组有价值的信息经过一系列的统计、预测、优化、挖掘等技术的加工可以得到更加有价值的信息。可再生性是计算机处理加工信息的意义所在。
可传输性是指信息可以通过一定的传输工具和载体进行传输。这是信息的基本特性之一。信息的可传输性是建立在信息的可存储性基础之上的，信息的可传输性为信息的快速传输和扩展提供了理论依据。
3. 信息的独有特性
如层次性、相对性、有序性、共享性、时效性、知识性、能动性。
层次性是指信息是分层次的，不同层次的信息具有不同的作用。例如，汽车销售公司的业务人员关心的是如何销售一辆汽车和本次销售的价格、汽车供货方式、货款支付方式等业务信息。总经理关心的是截止到指定日期本公司的汽车销售总量和本公司的市场份额等宏观信息。
相对性是指由于信息是分层次的，不同层次的信息的作用范围是不同的，因而信息的利用价值因人而异、因事而异、因地而异、因时而异。例如，汽车制造公司的决策者在进行决策时需要知道有关企业的综合经营信息、市场信息、竞争对手信息、国家产业政策信息，但这些信息对于一般的操作工人或管理者来说，是不重要的信息。
有序性是指一系列信息的产生在时间上是连贯的、相关的和动态的。信息的这种特性表明，信息之间不是紊乱的，而是有内在联系的，信息的变化是有规律可循的。有序性为人们进一步处理和利用信息提供了理论基础，人们就可以利用这些过去的信息分析现在、预测未来。
共享性是指许多人都可以使用相同的信息，信息本身不会因为人们的使用而减少或丧失，这也是与物质、能量根本不同的一个特性。共享性是相对而言的，其共享范围往往是受限制的，针对不同的信息应该有不同的接受对象，否则会引发信息的安全性和保密性等一系列问题。例如，一个销售公司每天的销售信息对于竞争对手来说是受限制的。
时效性是指信息有生命期，在生命期内信息是有效的，超出了生命期信息将是无效的。时效性要求尽快获得所需信息，并在信息的生命期内最有效地使用信息。例如超市卖场可以根据每天的销售信息，及时作出相应的进货、促销等决策。
知识性可以通过3个方面来理解: 
（1） 信息是知识的重要来源之一，是知识的原材料。
（2） 信息具有知识的特征，可以满足用户拥有和使用知识的客观需求。
（3） 信息像知识一样是有价值的，对于某些信息来说，应该向评估知识的价值一样评估信息。
从信息的知识性来看，管理信息系统中的各种管理信息是企业知识的重要组成部分，具有非常重要的价值。
能动性是指信息虽然依附于物质和能量，但信息又有巨大的能动作用，可以控制物质或能量的变化。信息的能动性对于理解信息的作用有很大的积极意义，它表明管理信息系统对于整个企业的经营管理来说是极其重要的。管理信息系统提供的管理信息可以对企业高层领导的管理和决策提供强有力的支持，确保企业经营管理活动正常顺利地进行。
1.2管理的概念和特征〖*4/5〗1.2.1管理的概念〖*2〗1. 管理的定义“科学管理之父”弗雷德里克·泰勒认为: 管理就是确切地知道你要别人干什么，并使他用最好的方法去干。在他看来，管理就是指挥他人用最好的办法去工作。诺贝尔奖获得者赫伯特·西蒙认为: 管理就是制定决策。彼得·德鲁克认为: 管理是一种工作，它有自己的技巧、工具和方法；管理是一种器官，是赋予组织以生命的、能动的、动态的器官；管理是一门科学，一种系统化的并到处适用的知识；同时管理也是一种文化。
通常认为，管理是社会组织中，为了实现预期的目标，以人为中心进行的协调活动。这一表述包含了以下五个方面: 
（1） 管理的目的是为了实现预期目标；
（2） 管理的本质是协调；
（3） 协调必定产生在社会组织之中；
（4） 协调的中心是人；
（5） 协调的方法是多样的。
2. 管理的基本职能
许多新的管理理论和实践已一再证明，决策、组织、领导、控制和创新这五种职能是一切管理活动最基本的职能。
(1) 决策
决策是一个复杂的过程，计划是决策过程的一部分。计划是为实施决策制定的，任何计划都是实施决策的工具。管理的决策职能不仅存在于各个层次的管理者，并且存在于各项管理活动之中，因此，决策应是管理活动中第一位的基本职能。
(2) 组织
在每一项决策和计划的实施中，在每一项管理业务中，都要做大量的组织工作，组织工作的优劣同样在很大程度上决定着这些决策、计划和管理活动的成败。因此，组织职能是管理活动的根本职能，是其他一切管理活动的保证和依托。
(3) 领导
组织内部成员的差异性，在相互合作中必然会产生各种矛盾和冲突。因此，就需要有权威的领导者进行领导，指导人的行为，沟通人们之间的信息，激励每个成员自觉地为实现组织目标共同努力。
(4) 控制
人们在执行计划过程中，由于受到各种因素的干扰，常常使事务活动偏离原来的计划。为了保证目标及为此而制定的计划得以实现，就需要有控制职能。控制的实质就是使实践活动符合计划，计划就是控制的标准。
(5) 创新
由于科学技术迅猛发展，社会经济活动空前活跃，市场需求瞬息万变，社会关系也日益复杂。每位管理者每天都会遇到新情况、新问题。如果因循守旧，就无法应付新形势的挑战。每项管理工作一般都是从决策开始经过组织、领导到控制结束。各职能之间相互交叉渗透，控制的结果可能又导致新的决策，开始又一轮新的管理循环。创新在管理循环中处于轴心地位，成为推动管理的原动力。
管理的目的是有效地组织和运用各种资源，实现预期的目标，取得最佳的效果。近年来，各类管理软件在各行业得到了空前的应用及普及，推进了管理现代化的进程，也使人们亲身感受到了管理的巨大能量。
1.2.2一般企业的管理职能
为实现管理目标，需设置相应的管理部门，设置部门的管理职能。
1. 生产部门及职能
生产部门负责产品加工或制造。主要职能包括： 生产计划；作业计划；作业号令；生产调度、准备、统计、记录；均衡生产；文明生产；安全生产；现场、环境管理；在制品、半成品的管理；工位器具、工装的管理；对外协作；编批；产品实现的策划；生产过程控制；产品标识和可追溯性；生产过程中的产品防护；生产管理制度的编制与组织实施。
2. 设备部门及职能
设备部门负责设备管理与维护。主要职能包括： 设备的采购、验收、安装、调试、使用、维护、保养、润滑、点检、巡检、修理、封存、报废、更新、改造、管理、标识、确认、购置、修理计划、记录、统计、档案；基础设施的管理；能源管理；水、电、气、风的供应；设备、能源管理制度的编制与组织实施。
3. 供应、采购部门及职能
供应、采购部门负责生产材料的供给。主要职能包括： 采购计划；采购；采购资料；供方的控制与管理；材料库的管理；料场的管理；贮存的控制；消耗定额的管理；采购产品的标识；废物回收、利用与处理；超储积压物资的处理；库存品状况的检查和数量的盘点；材料的搬运、防护；物资统计；护具的管理；下料站的管理；采购合同的管理；物资和仓库管理制度的编制与组织实施。
4. 销售部门及职能
销售部门负责产品的营销和推广等。主要职能包括： 市场的策划、调研、开发；销售计划；产品广告、宣传；产品销售；售后服务；成品库的管理；产品交付、发货、托运；合同管理、评审；销售统计；报关；回款、清欠；客户档案；销售、服务网点的管理；顾客满意度的测量、分析；产品样品的管理；市场营销；销售管理制度的编制与组织实施。
5. 设计、技术部门及职能
设计、技术部门负责产品设计、新技术应用等。主要职能包括： 制定企业标准；编制工艺文件、指导书、各类规程等；标准化管理；技术文件和资料的管理；技术档案；技术革新；新技术、新材料、新工艺、新设备的推广和应用；工艺设计和管理；产品设计和开发；技术培训；专利和知识产权的管理；监视和测量装置的管理；计量管理；制定工艺定额；技术改造；技术、工艺管理制度的编制与组织实施。
6. 质量管理部门及职能
质量管理部门负责保障产品质量。主要职能包括： 产品的检验和试验；试验室的管理；质量管理体系的建立、实施和保持；缺陷管理；统计技术的应用；数据分析；委托试验；质量认证；质量考核（质量否决和激励）；不合格品控制；检验状态标识；质量异议的处理；第二方审核；内部审核；质量记录；体系文件的管理；纠正和预防措施；持续改进；质量目标的管理；质量指标统计；质量管理制度的编制与组织实施。
7. 人力资源部门及职能
人力资源部门负责人员的管理。主要职能包括： 定岗、定编；劳动纪律、保护、定额、计划、劳动保险；薪酬管理；员工培训、教育、技能考核、招聘、考勤管理、解雇；规章制度管理；绩效管理；人事任免、档案；员工手册的编制与发放；人事、劳动管理制度的编制与组织实施。
8. 办公室、行政管理部门及职能
行政管理部门负责行政事务管理。主要职能包括： 文秘；公文管理；外事接待；法律事务；工商执照；办公家具、设备、办公用品、环境、证件、档案、小车、公章、保密、保安、荣誉证书、牌匾、员工食堂、员工宿舍等的管理；信访接待；门卫、收发；美化、绿化；后勤福利。
9. 财务部门及职能
财务部门负责资金、资产管理。主要职能包括： 现金管理；出纳、收银；固定资产、流动资产、所有者权益、负债、长期投资、成本、费用等核算；财务成本管理；费用计划；银行事务；税务；账目管理；财务印章、发票、支票的管理；财务、成本统计、报表；信贷管理；费用定额；财务档案；审计；财务预算、决算；财务管理制度的编制与组织实施。
10. 策划部门及职能
策划部门负责企业各项活动的管理。主要职能包括： 企业形象策划；文化管理；经营理念的形成；公关；发展战略研究；企业联营、兼并；管理体制的研究、改革；建设、改造项目的立项和可行性研究；国际化经营；信息管理；编制企业中、长期发展规划；编制年度生产经营计划；计划管理；定价；综合统计、报表和综合平衡。
11. 成本管理部门及职能
成本管理部门负责成本的控制与管理。主要职能包括： 成本管理、控制；成本管理体系的建立、实施和保持；成本、费用计划；全面预算；成本战略；成本管理团队建设；标准成本；动量标准；成本保证、放行控制、考核、审核、分析；成本目标的管理；成本指标的统计；成本记录；成本预警和风险的管理；供方成本管理；成本管理制度的编制与组织实施。
1.2.3管理的特征
通常管理具有四种基本特征。
1. 管理的二重性
管理具有自然属性和社会属性。生产过程包括物质资料的生产和生产关系的再生产，因此对生产过程的管理存在两重性: 与生产力相联系的自然属性，与生产关系相联系的社会属性。自然属性反映了社会化大生产过程中协作劳动本身的要求，社会属性反映了一定社会形态中生产资料占有者的意志，是为一定的经济基础服务的，受一定的社会制度和生产关系的影响和制约。
2. 管理的科学性与艺术性
管理是由一系列概念、原理、原则和方法构成的知识体系，反映了管理活动的科学性。艺术性就是强调管理的实践性，没有实践，也就无所谓艺术。管理的科学性和艺术性是相辅相成的，对管理中可预测、可衡量的内容，可用科学的方法去测量；而对管理中某些只能感知的问题，某些内在特性的反映，则无法用理论分析或逻辑推理来估计，但可通过管理艺术来评估。最富有成效的管理艺术来源于对它所依据的管理原理的理解和丰富的实践经验。
3. 管理的普遍性与目的性
管理普遍存在于各种活动中，与人们的社会活动、家庭活动，以及各种组织活动都是息息相关的，这就决定了管理的普遍性。管理是人类一项有意识、有目的的协作活动，是为实现组织既定的目标而进行的，这就是管理的目的性。
4. 管理或管理人员任务的共同性
管理任务就是要设计和维持一种系统，使在这一系统中共同工作的人们，能够既有效率又有效果地把工作做好。管理和管理人员的基本职能是相同的，但管理人员所处的层次不同，则在执行职能时各有侧重。上层主管比基层主管更侧重于计划职能，但他们都需要为集体创造一种环境，使人们在其中可以通过努力去实现他们的目标，这便是他们共同的任务。
1.3信息生命期与信息管理〖*4/5〗1.3.1信息生命期〖*2〗1. 信息生命期概念信息资源管理专家霍顿曾提出信息是具有生命周期的资源。他认为信息生命期反映信息运动的自然规律，一般由信息需求的确定以及信息资源的生产、采集、传播、处理、存储和利用等阶段所组成。信息生命期的积极推行者EMC公司认为： 信息生命期是一种主动预防性的信息管理方法，信息有一个从产生到保护、读取、更改、迁移、存档、回收、再次激活以及退出的生命周期，对信息进行贯穿其整个生命期的管理需要相应的策略和技术实现手段。信息生命期能帮助企业以最低的总体拥有成本，在信息生命期的每一阶段获得信息的最大价值。可以看出，信息生命期不是一个具体的产品，而是一种管理理念，更强调从企业级别的视角，对信息进行更有效的管理、更有价值的开发和利用。
2. 信息生命期的阶段划分
对信息生命期的划分有不同的标准，标准不同，划分的阶段也不同。有根据价值变化或作用变化来划分的，也有根据利用的次数或使用频率来划分的。最常见的就是“六分法”，将信息的生命期划分为信息的采集、存储、加工、传输、使用和反馈六个阶段。信息采集是指将信息源发生的信息采集到信息系统过程中的活动阶段，这种活动是整个信息系统处理和使用信息的起点。信息存储是指信息在信息系统中以某种特定的形式存放在指定介质的活动阶段，这是信息在信息系统中的表现形式。信息加工是信息使用者的主观行为，其目的是使捕捉到信息系统中的信息能够以用户希望的方式满足用户的需求。信息传输是指信息从信息源传输到信息使用者所在位置的活动阶段。信息使用是信息的最终目的和发挥信息作用的活动阶段。信息反馈是指用户在使用了信息之后采取的能够影响信息源的措施，其目的是使信息系统捕捉到的信息和加工后的信息与用户的需求更加贴近。
在管理信息系统领域中，仅仅研究这六个生命期是不够的。管理信息系统是一种专业应用性特别强的信息系统，其目的非常明确，它是以有效的信息形式满足用户管理和决策需要的。不同的用户需求会导致出现不同的管理信息系统。为了满足用户的信息需求，就需要了解、分析用户的信息需求。因此，在管理信息系统中，信息需求分析阶段应该作为信息生命期的第一个阶段。
那么信息需求分析阶段后是否可直接进入信息采集阶段了呢？不能。因为仅仅有了信息需求后，所提出的需求的信息来源即信源还不清楚，还需要进一步分析信息在何处产生，什么时间会产生，同样的地方、同样的时间会产生哪些管理信息，哪些信息可以满足用户对信息的需求，哪些信息暂时不能满足用户的信息需求，这些信息的产生过程是否可以人为地控制，为此需要增设对信源的分析阶段。
在管理领域中，管理信息无处不在，表现形式也是多种多样的。如何识别这些千姿百态的管理信息呢？如何有效地表示这些令人眼花缭乱的信息呢？如何高效率地采集和加工这些浩如烟海的信息呢？解决这些问题的有效手段就是对管理信息进行分类和编码。为此需要增设信息编码阶段，这也是管理信息系统中必不可少的一个重要阶段。
由此在管理信息系统领域中，可将信息生命期划分为九个阶段，即信息需求分析、信源分析、信息编码、信息采集、信息存储、信息加工、信息传输、信息使用和信息反馈。信息生命期如图1.1所示。
图1.1信息生命期管理模型
作为一种信息管理的模型，信息生命期管理模型深刻地揭示了信息运动和变化的规律，描述了处于不同运动状态的信息表现形式的特点，因此该模型是所有信息系统，包括管理信息系统必须遵守的，是指导我们建设和使用管理信息系统的核心思想。
1.3.2信息管理〖*2〗1. 信息管理的目的及范围信息管理的主要目的在于发挥信息的社会效益、经济效益和潜在的增值功能。实现信息管理涉及的范围包括对信息本身的管理和对人的管理。
对信息本身的管理就是要有效地搜集、获取和处理组织内外信息，最大限度地提高信息的质量、可用性和价值，并使组织各部分能够共享这些信息。包括运用现代管理方法和信息技术等手段，对信息活动进行组织、规划、协调和控制，对相关数据进行收集、整理、存储、加工、分配、查找和传输，对处理后的数据进行解释形成信息，从而有效利用信息，支持组织决策的制定、协调和控制，达到信息管理预定目标。
对人的管理涉及信息的生产者与使用者。信息不可能一次性完全地被得到，需要经历一个逐步深入的过程，在进行数据收集或信息转换时需要配合主观判断思路，需要运用已有的知识对信息进行分析，正确地加以取舍，以便正确使用信息，这就需要借助于人的智力以控制信息、协调信息活动主体。只有加强对人的有效管理，才能实现有效的信息管理。
2. 信息管理的任务 
信息生命期给出了信息管理的一种理念和模型，可以基于信息生命期模型实现信息管理任务。
（1） 信息需求分析
信息需求是指管理人员为解决当前管理中出现的各种困惑而对相关信息提出的明确要求，是管理信息系统产生的根本原因和原动力。信息需求分析是研究、确认信息需求的一系列活动的总称。
在企业中为做好信息需求分析工作，首先，要明确管理困惑来自于哪些方面。按照企业经营发展目标，一般可以把管理困惑分为企业经营管理中存在的问题、发展的机遇和更高的经营目标。经营管理中存在的问题可以基于企业主要的管理职能进行发掘，如管理库存、生产计划制定、监控生产作业过程等。企业发展机遇可从外部环境，如国家出台的产业政策，经济全球化趋势等；内部环境，如公司领导的新想法，新投资项目等方面发掘。企业更高的经营目标可从企业正常发展需要，更高经营目标方面发掘。其次，为有效地分析信息需求，可以将信息进行分类，然后对不同类别的信息需求采取不同的分析和处理方式。分类方式可以按照管理层次、管理职能、管理层次职能混合分类进行。最后，在进行信息需求分析工作的过程中，一定要遵循一定的基本原则，它是指导信息需求分析工作的基本思想和方法。这些原则包括: 真实性原则、完整性原则、层次性原则、适用性原则、扩展性原则。
（2） 信源分析
信息需求明确之后最重要的问题就是如何得到这些信息，信源分析阶段的工作目的就是要解决信息的来源问题，需要对信源进行系统分析，从而为后面的信息分类和信息采集指定方向和明确对象。
信源是管理信息系统获取信息的来源，是保持管理信息系统正常运行的基础。信源是组织管理活动的反映，常有集中或分散两种形式，例如，财务信息大量集中在财务部门，但同时在各领域、部门、管理人员中也会存在或多或少的财务信息。对信源进行分析既要考虑信息集中的信源，也要考虑信息分散的信源。信源提供的信息量巨大、形式多种多样，是管理信息和知识的有形载体。
对信源进行合理分类可以更加清晰、准确、有针对性地获取有价值的信息。一般可以按照组织边界、业务性质、信息载体、信息运动状态划分。按照组织边界可划分为内部信源和外部信源，这两类信源通常是企业经营管理活动不可缺少的有价值的管理信息。按照业务性质可划分为市场信源、技术信源、物料信源、生产信源、质量信源、财务信源、人力资源信源等。不同业务提供不同信源类型，它们之间具有一定的交叉性。按照信息载体可划分为印刷类、数字文档类、电信号类载体信源，这种分类提示在信源分析时要考虑载体类型的多样性。按照信息运动状态可划分为静态信源和动态信源，静态信源相对稳定，如产品结构信息，动态信源会随着时间的变化而变化。
（3） 信息编码
在管理信息系统中，信息应该以规范的、整齐的形式存在，这样才能对这些管理信息进行有序的加工和有效的识别及使用。为此明确了信息的用途和来源之后，就需求对信息进行编码。
信息编码是指对管理信息进行科学的分类并编制代码的过程。管理信息分类是人们认识管理信息的基础，例如，在一个组织中管理信息无处不在、无时不有，可以按照管理职能，也可以按照管理对象等分类形式认识组织中的管理信息。管理信息分类是知识的一种重要表现形式，例如，在制造企业中，物料可以按材质分类。这一方面方便分类管理；另一方面也方便了解和掌握物料的知识。管理信息分类是描述管理信息特征的重要手段，分类的依据是特征；反过来特征又是通过分类表现出来的。
对信息进行编码需要遵循一定的原则，即唯一性、正确性、分类性、扩展性、统一性、不可更改性、重用性、简单性原则。
唯一性原则是指一种信息只能有一个信息编码。正确性原则是指信息编码应当是科学的和合理的。分类性原则要求信息应该按照合理的规则划分成不同的类别，使得同一类信息的编码在某一方面具有相同或相近的性质，这样便于管理信息系统的管理和使用。扩展性原则是指信息编码应该有足够的编码资源，以便满足组织不断增长的对信息编码的需求。统一性原则是指组织中的同一种信息只能有一种信息编码，不能出现各自为政、一码多用的现象。不可更改性是指一种信息一旦编码确定并且使用之后，一般不允许改变，否则可能引起管理信息系统无法正确识别信息。重用性原则是指信息编码应当包含有一些信息特征，例如结构特征，这样具有相同特征的信息就可以重复使用相同特征的编码。简单性原则是指信息编码不宜过于复杂，应该在满足其他原则的基础上，尽可能地简单明了，容易识别、学习和使用。
信息分类方法是指划分信息类型的方式。常用方法包括线分类法和面分类法。线分类法是根据编码对象的特征把编码对象划分成若干科目，然后把每一个科目再继续划分成若干个子科目，对子科目再继续划分。这种分类方式持续进行，直到用户满意为止，也称逐层分类法。面分类法是把编码对象的若干个特征作为面，在每一个特征面上再进行逐层分类的方法。面分类法使用双维特性，是一种复合的线分类法。
（4） 信息采集
信息采集是信息进入管理信息系统中的关键阶段，是管理信息系统有效运行的开始。信息采集就是信息采集人员按照一定的方法捕捉信源发生的管理信息并且将这些管理信息输入到管理信息系统中的过程。
为做好信息采集工作，提高采集效率，确保信息质量，信息采集需要遵循一定的原则，即目的性、真实性、正确性、完整性、实时性、可量化原则。目的性原则是指只采集需要的信息，不采集无关的信息。真实性原则是指只采集真正发生的信息，不采集没有发生的信息。正确性原则是指采集到的信息与发生的信息之间是没有差别的。完整性原则是指所有发生的需要捕捉的信息都应该捕捉到管理信息系统中。实时性原则是指在采集信息时，应该把信息产生、信息捕捉和信息输入到管理信息系统中等几个活动集成为一个活动，这样才能从根本上保证信息的真实性。可量化原则是采集的管理信息应该尽可能地按照指定的数据格式存储到数据库系统中。
（5） 信息存储
采集到的信息需要存储到管理信息系统中，以便有效利用。信息存储就是指对管理信息系统中的信息进行有序、有效地存储和保管，其目的是便于今后的信息加工和检索。管理信息系统中存储信息有数据库存储、文件存储和程序存储三种形式。
为确保在管理信息系统中的信息存储合理有效，必须遵循一定的原则，包括安全性、一致性、有序性、效率性、便利性、节约性原则。安全性原则是指信息只能被有相应许可的人操作和使用。一致性原则是指信息不随时间、地点和使用人物而变。有序性原则是指信息应按某种规律排序，不能随便排列。效率性原则是指信息存储应该满足信息使用者的效率要求。便利性原则是指信息应能够被用户进行方便的加工和使用。节约性原则是指在满足性能要求的基础上，在存储空间和存储成本方面要注意节约。
（6） 信息加工
由信源产生的信息经常需要经过一定的加工处理才能满足用户的需求。信息加工就是为了保证管理信息系统提供的信息能够满足用户的计划、管理、决策、控制等需求而对源信息进行管理的、数学的优化处理过程。优化处理表示可以对源信息采取多种不同的满足用户需求的处理方式，可以是简单加工，如排序、统计，也可以是深度加工，如多维分析等。
信息加工过程应遵循一定的原则，包括优化原则、效果和成本平衡原则。优化原则的主要目的是要求管理信息系统提供的信息是组织运行规律的描述，是有价值的。一般地，对管理信息处理的方式愈多，愈能满足用户的各种要求，但相应耗费的成本也愈大，信息加工应该在满足用户使用的条件下，将处理成本控制在最小范围内，这是效果和成本平衡的原则。
信息加工方式是指用于加工源信息的各种方法和技术的统称。从加工后的信息内容来看，可分为不改变信息内容的加工方式和改变信息内容的加工方式。不改变信息内容的加工方式是指源信息内容没有改变，但其序列方式可能发生了某种改变，这些方法包括信息投影、分类、排序、比较、显示、审批、沟通、多维分析等多种类型。改变信息内容的信息加工方式可以在源信息的基础上生成新的管理信息，满足用户的特种管理需求，这些技术方法包括统计、优化、决策、预测、数据挖掘、推理、综合等。
（7） 信息传输
加工处理后的信息如何流向用户，如何确保信息在流动过程中保持正确性和一致性，信息传输应解决这些问题。信息传输是指存储的信息或加工的信息经信道流向信息使用处即信宿的过程。
信息传输需要解决异构信息、分布式信息和内外用户使用三种问题。在管理信息系统应用中，由于环境差异、需求差异等原因，异构现象是普遍存在的，在处理信息时希望将异构信息转变为同构信息，使用信息时希望把一种格式的信息转变为另一种格式，这是异构信息问题。由于安全和效率等原因，导致出现信息集中存储和分布存储现象，这可能会出现信息的不一致性，这是分布式信息问题。管理信息系统用户一般分为两大类，一类是内部用户；一类是外部用户。由于存储于管理信息系统中的信息常涉及组织的商业机密，因此面向不同用户传输信息时必须严格遵照制度和程序，这是内外用户使用问题。信息传输必须能够有效地解决这三种问题。
（8） 信息使用
管理信息系统最终目的是使用信息。信息使用是指管理人员利用管理信息解决组织运行过程中存在的管理问题的过程，是实现管理信息系统目的的主要环节。
信息使用方式主要有信息检索、信息分析报告、信息打印、信息门户等。信息检索是指用户通过指定规定格式的检索条件从管理信息系统中检索到满足条件的信息的过程。信息分析报告与检索不同，更具随机性，其内容更加综合、形式多样、格式规范，具有更大的管理价值。信息打印是管理信息系统不可缺少的。信息门户是用户访问管理信息系统统一的入口方式。
（9） 信息反馈
控制是管理的一项重要职能，信息反馈是实现控制职能的主要措施之一，是促进管理活动自动调节的一种重要手段。在管理信息系统中，信息反馈是指管理人员调整管理活动确保组织目标实现的主要途径，是提高管理信息质量，确保管理信息系统有效运行的关键手段，是促使管理活动形成闭环的不可缺少的环节。
1.4系统的概念和特征〖*4/5〗1.4.1系统的概念〖*2〗1. 系统的定义系统这个词在我们的学习和生活中广泛存在。比如，人体就是一个系统，它由神经、呼吸、消化、循环、运动、生殖等许多分系统组成；学校是一个由教师、学生、管理人员、设施等组成的系统；多媒体教室是一个由计算机、投影仪、音响设备、课桌椅、照明设备等组成的系统；宇宙是由星系天体等许多系统组成的更大的系统；一个国家甚至整个社会都可以视为不同的系统。在自然界和人类社会中，可以说任何事物都是以系统的形式存在的。 
一般地，系统理论界对系统的定义是: 系统是由相互作用和相互依赖的若干组成部分或要素结合而成的、具有特定功能的有机整体。
2. 系统构成条件
要构成系统，必须有以下三个条件: 
（1） 系统是由两个或两个以上的要素构成的
这些要素可能是一些个体、元件、零件，也可能本身就是一个系统（称为子系统）。销售、生产、财务、人事、后勤等要素组成了企业管理系统，而这些要素本身又可能是一个系统，如财务管理子系统。另外，企业管理系统本身又是企业的一个子系统，这就说明系统和子系统是相对的。
（2） 系统的要素之间相互联系、相互作用，并按一定的结构形成一个整体
系统各要素之间以某种相对稳定的结构相互联系、相互作用，结构是系统之间相互区别的一个重要标志，即使系统构成要素完全相同，但其结构不同，则系统也会呈现出不同的特征和属性。企业系统中的人、财、物等各要素必须按照某种秩序协调运作，才能保证生产活动的正常进行。同时，拥有同样数量和质量的工人、设备等资源条件的企业，会因人员结构、设备布置等分工协作方式的不同，呈现出不同的生产力和竞争力。
（3） 任何系统都要有特定的功能，并且这种功能是其要素或部分所没有的
系统功能是指系统存在和运动中所表现的功效、作用和能力。从某种意义上讲，功能是系统存在的理由。在自然界和社会中，某一系统之所以能存在，或更准确地说，能够被允许存在，是因为它表现出某种功能，对自然界或社会的其他系统发挥着某种作用。可以认为，没有功能的系统是不存在的。如管理信息系统的功能是进行信息收集、传递、储存、加工、维护和使用，辅助管理和决策，帮助企业实现目标。
1.4.2系统的特征
理解系统的特征是认识和研究系统、掌握系统变化规律的关键。一般地，系统的特征包括整体性、相关性、目的性和环境适应性。
1.  整体性
整体性主要表现为系统的整体功能不是各个组成要素功能的简单叠加，而是呈现出各个组成要素所没有的新功能，概括为整体大于组成部分之和。由于系统中各个组成部分之间相互联系和相互作用，形成了一种协同作用，通过这种协同作用，使得系统的整体功能显现，并产生新质，这种新质的整体功能不是各个组成要素所单独具有的。
2. 相关性
相关性是指系统内的各要素既相互作用又相互联系。系统中的任何一个要素与存在于该系统中的其他要素既互相关联，又互相制约，如果某一要素发生了变化，则应该对其他相关联的要素也要相应的改变和调整，保持系统整体的最佳状态。
3. 目的性
目的性是人们根据实践的需要而确定的，人造系统是具有目的性的，而且通常具有多个目的性。例如，企业建设的管理信息系统，其目的是在有限的资源和现有的组织模式配合下，快速响应客户需求、加快信息的采集和处理速度、降低企业的经营成本、提高企业的经营效益、实现既定的利润目标、增强企业的竞争能力等。
4. 环境适应性
环境适应性是指系统应适应外部环境，系统的所有外部事物就是系统的环境，环境是一种更高级的、更复杂的、更庞大的系统。系统时时刻刻处于环境中，必然要与外部环境发生物质、能量、信息的交换。环境的变化对系统有很大的影响，能够经常与外部环境保持最佳适应状态的系统，才是理想的系统，才能够生存和壮大。不能适应环境变化的系统是难以存在的。
系统的特征对于研究和应用管理信息系统具有重要的指导意义。对于管理信息系统，要改善和提高系统的整体功能，就需要注重和发挥各个组成要素的功能，不断调整和改善诸要素的组织形式。如对任何要素进行调整，都要考虑其他相关要素的互相影响，使各要素之间相互协调与匹配，增加协同效应。要在动态过程中认识和把握系统的整体性，协调好各要素之间纵向和横向相关性。此外，管理信息系统必须能够适应企业的组织机构、业务流程的变化，这样的管理信息系统才是理想的系统，从而达到管理信息系统的建设目标。
1.5信息系统和管理信息系统〖*4/5〗1.5.1信息系统的概念和特征〖*2〗1. 信息系统的概念应用系统科学的观点，将管理科学和信息技术有机地结合起来，将信息作为重要的研究对象，研究信息管理构成的多要素有机体时，产生了信息系统。人们常把信息系统和管理信息系统两个概念相混淆，虽说两者有相近之处，但它们毕竟是两个不同的概念。
信息系统对应的英文是information system，简称为IS。信息系统是一种基于计算机技术的系统，它是由计算机硬件、软件、通信、操作人员、操作流程组成的人机系统，其主要功能是采集、存储、加工、传输、使用、反馈信息，其目的是把数据转变成有价值的信息。
2. 信息系统的特征
信息系统本身是一个系统，因此它具有系统的一般特征，即整体性、相关性、目的性和环境适应性。
（1） 整体性
信息系统是由计算机硬件、软件、操作人员、操作流程构成的统一整体。计算机硬件包括支持信息处理、通信处理的计算机装置和其他附属设备，如服务器、PC、打印机，这是信息系统的物质基础。计算机软件包括系统软件、数据库软件、编程软件、网络软件、工具软件以及其他软件，这是使计算机硬件发挥作用的基础。在信息系统中，无论是数据采集还是信息使用，都离不开人员的参与，在信息系统中必须要考虑操作人员的作用。操作流程是信息系统运行的规范和制度，它保障信息系统的有效运行，包括处理数据过程的规定和描述、操作人员操作系统的方式描述、定义系统的功能和操作人员完成的功能边界。
（2） 相关性
信息系统中的各要素之间是以某种有序的、相对稳定的结构而相互联系、相互作用的。通常信息系统中的要素如计算机硬件、软件、操作人员、操作流程等，由信息以及信息流为联系纽带构成了一种层次结构，一般分为战略规划层、战术决策层和业务处理层三个功能层次，下层为上层提供服务支持，上层应用下层的服务提供更高层次的服务。
（3） 目的性
信息系统的主要目的是将数据转变为有价值的信息。信息系统处理的对象是那些未经加工的数据，当这些数据经过信息系统加工处理后就转变为有价值的信息，而这些信息可以满足用户的某些方面的需要。信息系统加工处理信息的过程包括数据采集、存储、加工、传输、使用、反馈等。数据采集是将客观存在的信息以数据形式采集到信息系统中，存储是将采集到的数据以某种形式存储起来以便进一步加工和使用，加工是按事先定好的程序和方式对存储的数据进行加工的过程，传输是将加工好的数据按照指定的方式传输到需求者的过程，使用是操作人员利用信息系统提供的信息满足使用需求的过程，反馈是指信息使用者将使用过的信息标注使用意见之后重新反馈给信源的过程。
（4） 环境适应性
信息系统是在和外部环境的不断相互作用中体现自己的功能和价值的，信息系统与环境中的物质流、能量流、信息流、资金流不断进行交流，只有不断适应环境的变化，信息系统才得以生存；反之孤立于环境、脱离环境，系统将不会存在。
1.5.2管理信息系统的概念和特征〖*2〗1. 管理信息系统的概念20世纪60年代至70年代，随着数据库技术、网络技术和科学管理方法的发展，计算机技术在管理领域的应用日益广泛，管理信息系统出现并逐渐成熟起来。管理信息系统（management information system，MIS）是一种基于计算机技术的信息系统，主要功能是执行相关组织的计划、组织、决策、控制工作，主要目的是为管理人员提供正常和异常管理的报表和报告，以支持企业战略竞优、提高效益和效率。
管理信息系统涉及组织的技术、管理、组织等多个方面，因此可从这些方面来理解管理信息系统。从技术角度，管理信息系统是一种集成了计算机硬件、软件等的技术工具，这些技术工具有序地相互作用，能帮助管理人员解决面临的各种经营问题。从管理角度，管理信息系统是管理人员应付环境挑战而采取的一套解决方案，它可以辅助管理人员快速得到组织的各种经营信息、监测企业的运行状况、协调员工之间的工作进度、评价员工的工作业绩等，从而进行决策和完成业务操作。从组织角度，随着信息化的深入发展，管理信息系统已成为组织的有机组成部分，是组织的自然延伸，组织越来越离不开管理信息系统的支持了。有了管理信息系统的支持，组织的结构逐步向扁平化方向发展。
从历史的角度，管理信息系统经历了事务处理系统、管理信息系统、决策支持系统、办公自动化系统、高层支持系统和战略信息系统等阶段。从现实的角度，管理信息系统的形态各种各样，例如企业资源计划、供应链管理系统、客户关系管理系统、产品数据管理、电子商务系统等。
从理论上来看，管理信息系统是一门科学，其研究的主要内容包括: 管理信息生命期的变化规律、管理方法和技术，管理信息系统的体系架构，管理信息系统的应用领域和应用方式。