第 章 Microsoft Office 2019概述 1 本章导读 Microsoft Office 2019 是Office 办公自动化套件最新发布的版 本，仅能在Windows 10 操作系统上运行。其完整套装包含Word 、 Excel 、PowerPoint 、Outlook 、OneNote 、Access 、Publisher 和Skype for Business 等组件。使用Office 2019 可以轻松实现办公自动化。 学习要点 . Microsoft Office 2019 简介 . 安装与卸载 . Office 2019 的新增功能 . 启动与退出Office 组件 . 使用Office 2019 的帮助 Wog-zw1-16.indd 1 2020.12.21 9:22:41 AM 002 Office 2019 办公应用入门与提高 1.1 Microsoft Office 2019 简介 Microsoft Office 2019 是一套功能强大的办公应用程序，完美匹配Windows 10 操作系统，用户可以 在计算机和各类移动PC 上获得完全相同的体验。Microsoft 公司提供了Office 365 订阅版本和Office 套 装版本。Office 365 订阅版本包含Microsoft Office 的使用权限及一些云端服务，只在订阅期内有效； Office 2019 的套装版本包括家庭学生版、小型企业版和专业版。不同版本中包含的Office 程序组件也不同， 本书主要介绍Microsoft Office 2019 专业版。 Microsoft Office 2019 专业版包含文字处理软件Word 、电子表格软件Excel 、演示文稿制作软 件PowerPoint 、数据库软件Access 、笔记本软件OneNote 、个人信息管理程序和电子邮件通信 软件Outlook 、桌面出版应用软件Publisher 和商务视频电话软件Skype for Business 八个应用组件， 涵盖了绝大部分基础的日常办公工作。 Office 2019 的各个组件有风格类似的用户界面，共享一般的命令、对话框和操作步骤，用户可以非 常方便地熟练掌握各个组件的使用方法。此外，各组件之间可以协同工作。 1. 文字处理软件Word Microsoft Word 2019 是目前使用非常广泛的一种文档编辑工具，主要用于创建和编辑具有专业外观 的文档，如信函、论文、报告、简历和书刊等，能满足绝大部分日常办公的需求。 2. 电子表格软件Excel Microsoft Excel 2019 是一种数据处理应用程序，能以电子表格的形式完成各种计算、分析和管理性 工作，广泛地应用于管理、统计、财经、金融等众多领域。 3. 演示文稿制作软件PowerPoint Microsoft PowerPoint 能够制作集文字、图形、图像、声音以及视频剪辑等多媒体元素于一体的，具 有极强的表现力和感染力的演示文稿，广泛地应用于演讲、产品演示、广告宣传、专家报告和教师教学等。 4. 数据库软件Access Microsoft Access 2019 是一个用于创建数据库以跟踪、管理数据信息的办公自动化处理系统，可以与 Word 、Excel 等办公软件进行数据交换和互访，即使用户不懂深层次的数据库知识，也能用简便的方式 创建、跟踪、报告和共享数据信息。 5. 电子邮件通信软件Outlook Microsoft Outlook 不仅仅是简单的Email 客户端，还可以帮助用户更好地管理个人和商务信息，以及 进行分组安排、管理日程，与其他Office 程序进行信息共享，并从Outlook 内部浏览和查找Office 文件等。 6. 桌面出版应用软件Publisher Microsoft Publisher 包含创建和发布用于桌面打印、商业打印、电子邮件分发或在Web 中查看的各 种出版物所需的所有工具。同时集成了很多系统默认的设计模板，并增加了文件发布格式，能够提供比 Word 更加强大的页面掌控能力。 7. 商务视频电话软件Skype for Business Skype for Business 支持随时随地与参加会议和通话的人员联系。它支持即时消息、音频和视频呼叫、 丰富的在线会议和一系列Web 会议功能。 8. 笔记本软件OneNote OneNote 拥有自由且成体系的笔记系统，Office 2019 中的OneNote 在技术上完全是一个新的 Wog-zw1-16.indd 2 2020.12.21 9:22:42 AM 003第 1 章 Microsoft Office 2019概述 OneNote 版本，这个名为OneNote for Windows 10 的新版本包括Ink-to-Text 支持，这意味着手写文字将 变为输入文本，以及更好地在连接设备之间进行同步。 本书将针对Microsoft Office 2019 中常用的三大组件——Word 、Excel 、PowerPoint 进行详细介绍。 1.2 安装与卸载 相比于Office 2016 及之前的版本，Office 2019 的安装条件和方法有了一些变化。 1.2.1 注意事项与配置要求 只能在Windows 10 上安装，不支持Windows 7 或Windows 8.1 。 不再提供Windows Installer（MSI ）的安装方法，使用从Microsoft 下载中心免费下载的Office 部 署工具（ODT ）执行配置和安装。 使用Office 部署工具直接从Office 内容交付网络（CDN ）下载安装文件。 默认安装Office 2019 的所有应用程序。 默认安装在系统盘，且不能更改安装位置。 在Windows 10 上安装Office 2019 所需的电脑配置如下 。 操作系统：Windows 10 SAC 或Windows 10 LTSC 2019 。 处理器：1.6 GHz 或更快的x86 或x64 位处理器，2 核 。 . . ；4 GB RAM（64 位） 内存：2 GB RAM（32 位）。 硬盘：4.0 GB 可用磁盘空间。 显示器：图形硬件加速需要DirectX 9 或更高版本，且具有WDDM 2.0 或更高版本，1280 × 768 屏幕分辨率。 浏览器：Microsoft Edge，Microsoft Internet Explorer 11，Win 10 版Mozilla Firefox 、Apple Safari 或Google Chrome 。 .NET 版本：部分功能可能要求安装.NET 3.5 、4.6 或更高版本。 多点触控：需要支持触摸的设备才能使用多点触控功能。但始终可以通过键盘、鼠标或其他标准 输入设备或可访问的输入设备使用所有功能。 其他要求和注意事项：某些功能因系统配置而异。某些功能可能需要其他硬件或高级硬件，或者 需要连接服务器。 1.2.2 安装Microsoft Office 2019 本节以安装Microsoft Office 专业增强版2019 为例，简要介绍在Windows 10 操作系统中安装 Microsoft Office 2019 的操作步骤。 （1）进入Microsoft 下载中心免费下载Office 部署工具（ODT），它是一个以exe 为后缀的可执行 文件。 （2）双击下载的exe 可执行文件，弹出如图1-1 所示的许可协议对话框。 （3）选中对话框底部的复选框，然后单击右下角的Continue 按钮，弹出“浏览文件夹”对话框，用 于解压文件，如图1-2 所示。 （4）选中存放解压文件的文件夹，建议新建一个文件夹，用于放置ODT 的解压文件。单击“确定” 按钮开始解压文件。完成后，弹出如图1-3 所示的提示对话框。单击“确定”按钮关闭对话框。 下载的文件是一个自解压的压缩文件，运行后解压出一个setup.exe 文件和3 个示例配置文件，如图1-4 所示。 Wog-zw1-16.indd 3 2020.12.21 9:22:42 AM 004 Office 2019 办公应用入门与提高 图1-1 许可协议对话框 图1-2 “浏览文件夹”对话框图1-3 提示对话框 图1-4 解压的文件列表 Wog-zw1-16.indd 4 2020.12.21 9:22:43 AM 005第 1 章 Microsoft Office 2019概述 其中，setup.exe 文件是ODT ，并且支持下载和安装Office 2019 命令行工具。3 个配置文件是部署 Office 的示例文件，可以使用任何文本编辑器进行编辑。 接下来修改xml 文件，配置ODT 下载或安装64 位Office 专业增强版2019 时使用的设置。 （5）使用记事本打开一个适用于Office 2019 的xml 文件，如图1-5 所示。 图1-5 打开xml文件 在安装批量许可版本的Office 2019 之前，建议卸载所有早期版本的Office 。配置文件中 的RemoveMSI 可用于卸载使用Windows Installer（MSI ）安装的2010 版、2013 版或2016 版 提示： 的Office 、Visio 或Project 。Office 2019 专业增强版涵盖了Office 的大部分组件，但是不包 括Visio 2019 和Project 2019 ，这两个组件要单独安装。如果不希望安装2019 版的Visio 和 Project ，可将相应的代码删除。 （6）将语言版本“en-us ”修改为“zh-cn”，即修改为简体中文，然后将文件重命名为方便记忆的名称 （例如configuration.xml）。 接下来可以启用命令行窗口执行下载和安装命令。一个更简单的方法是分别创建下载和安装的批处 理文件，双击即可运行相应的命令。 （7）新建一个文本文件，输入命令“setup.exe /download configuration.xml”，如图1-6 所示，然后保 存为批处理文件download.bat 。该文件用于下载安装文件。 （8）新建一个文本文件，输入命令“setup.exe /configure configuration.xml”，如图1-7 所示，然后保 存为批处理文件install.bat 。该文件用于安装下载的程序。 图1-6 创建批处理文件图1-7 创建批处理文件 Wog-zw1-16.indd 5 2020.12.21 9:22:43 AM 006 Office 2019 办公应用入门与提高 （9）双击批处理文件download.bat ，打开命令行窗口执行相应的命令，如图1-8 所示。此时开始下载 安装文件。 图1-8 执行命令 下载完成后，命令行窗口自动关闭。此时，在指定的文件夹中可以看到新增了一个名为Office 的文 件夹。 （10 ）双击批处理文件install.bat ，打开命令行窗口执行相应的命令，即开始安装程序。 （11 ）安装完成后，启动Office 2019 的一个组件。单击“文件”选项卡中的“帐户”命令，输入产 品密钥进行激活。例如，激活后的Word “帐户”任务窗格如图1-9 所示。 图1-9 激活产品 1.2.3 卸载Microsoft Office 2019 （1）双击桌面上的“控制面板”快捷方式，打开控制面板，如图1-10 所示。 （2）在控制面板中单击“程序”图标右侧的“卸载程序”，弹出“程序和功能”对话框。 （3）在对话框右侧的程序列表中选择“Microsoft Office 专业增强版2019”，然后右击，在弹出的快 捷菜单中单击“卸载”命令，如图1-11 所示。 Wog-zw1-16.indd 6 2020.12.21 9:22:43 AM 007第 1 章 Microsoft Office 2019概述 图1-10 控制面板 图1-11 卸载Office 2019 1.3 Office 2019 的新增功能 1. 在线图标库 Office 2019 的在线图标库含有内容丰富、分类齐全的SVG 图标，如图1-12 所示。用户可以轻松地 将可缩放矢量图形（SVG ）插入Word 、Excel 、Outlook 和PowerPoint 中 2. 改进墨迹书写 墨迹书写功能常常用于智能手机，微软公司在Office 2019 中也新增了墨迹效果，铅笔样式如图1-13 所示。可以使用多种预置笔刷和自定义笔刷在Word 、Excel 和PowerPoint 中随意书写，且画出来的图案 Wog-zw1-16.indd 7 2020.12.21 9:22:43 AM 008 Office 2019 办公应用入门与提高 可以直接转换为图形，以便后期编辑使用。 图1-12 SVG 图标 图1-13 新增墨迹效果及铅笔样式 3. 新增3D 模型 在Office 2019 中，PowerPoint 、Word 、Excel 三大组件新增“3D 模型”工具，支持插入多种格式的 3D 模型。对于插入的3D 模型，可以使用鼠标任意改变其大小及角度。 4. 全新“横向”翻页 Word 2019 为提高使用平板电脑或者轻薄本、超级本等设备的用户体验推出了全新的“横向”翻页模式， 多页文档可以像书本一样横向叠放页面，并搭配有生动形象的翻页动画。 5. 沉浸式学习模式 为提高阅读的舒适度以及方便有阅读障碍的用户，Word 2019 的视图功能新增了“沉浸式学习”模式。 Wog-zw1-16.indd 8 2020.12.21 9:22:44 AM 009第 1 章 Microsoft Office 2019概述 不仅能够通过调整页面色彩、文字间距、页面幅宽等使文件更易阅读，而且还融合了Windows 10 的语音 转换技术，由微软“讲述人”直接将文件内容朗读出来，大大提高了学习与阅读效率。 6. 新增多组新函数 Excel 2019 中新增了一些函数，比如多条件判断函数IFS 、多列合并函数CONCAT 等，对于经常使 用Excel 表格办公的用户来说，将大大提高工作效率。 7. 多显示器显示优化 Office 2019 加入了多显示器显示优化功能，当用户使用不同分辨率的显示器时，使用多显示器显示 优化功能，可以避免同一文档在不同显示器上出现显示效果出错的问题。 1.4 启动与退出Office 组件 在使用Office 2019 编辑文档之前，需要先了解如何启动与退出程序。本节以启动与退出Word 2019 为例，介绍如何启动与退出Office 2019 组件。其他组件如Excel 和PowerPoint 启动与退出的方法与此基 本相同。 1.4.1 启动Office 2019 组件 启动Office 2019 组件有以下几种常用的方法。 . “开始”“开始”在菜单中单击需要的应用程序图标。 从菜单栏启动：单击桌面左下角的按钮，“开始” 从“开始”屏幕启动：在“开始”菜单栏中的应用程序图标上右击，在弹出的快捷菜单中选择将 其固定到“开始”屏幕。然后在“开始”屏幕上单击对应的图标。 通过桌面快捷方式启动：在“开始”菜单中的应用程序图标上按下鼠标左键拖放到桌面上，即可 在桌面上创建应用程序的快捷方式。然后双击桌面上的快捷图标。 通过任务栏启动：在“开始”菜单中的应用程序图标上按下鼠标左键拖放到任务栏上，即可在任 务栏上添加应用程序图标。然后双击任务栏上的应用程序图标。 通过文件启动：双击指定应用程序生成的一个文件。例如，双击后缀名为docx 的文件，可启动 Word 2019 应用程序，并打开该文件。 1.4.2 退出Office 2019 组件 如果不再使用Office 2019 的某个组件，可以退出该应用程序，以减少对系统内存的占用。退出 Office 2019 组件有以下几种常用的方法。 单击应用程序窗口右上角的“关闭”按钮。 右击标题栏，在弹出的快捷菜单中选择“关闭”命令。 在“文件”菜单选项卡中单击“关闭”命令。 右击桌面任务栏上的应用程序图标，在弹出的快捷菜单中选择“关闭窗口”命令。 单击应用程序的窗口，按Alt+F4 组合键。 1.5 使用Office 2019 的帮助 不熟悉Office 2019 的用户在使用Office 2019 过程中往往会遇到各种各样的问题，如找不到命令按 钮的位置，不确定某个效果使用什么方法实现，或者不知道功能区中某个按钮的功能。此时，可以使用 Office 2019 的帮助服务查询遇到的问题。 Wog-zw1-16.indd 9 2020.12.21 9:22:44 AM 010 Office 2019 办公应用入门与提高 Office 2019 提供了高效的帮助服务，用户可以在学习和使用软件的过程中随时对疑难问题进行查询， 以快速了解各项功能和操作方式。 1.5.1 使用“帮助”面板 按F1 键或者单击“帮助”菜单选项卡中的“帮助”按钮，可以打开“帮助”面板。如图1-14 所 示为Word 2019 的“帮助”面板，用户可以在搜索框中输入想要执行的操作的字词和短语，也可以在窗 口中选择常用的帮助选项。 单击“帮助”菜单选项卡中的“显示培训内容”按钮，也可以打开“帮助”面板，并以图标形式 显示帮助主题，如图1-15 所示。单击其中的一个主题，可以显示相关的帮助内容。 图1-14 Word 2019 的“帮助”面板图1-15 Word 2019 的培训内容窗口 1.5.2 使用操作说明搜索框 使用Office 2019 功能区的操作说明搜索框，也可以查找有关内容 的帮助。如果搜索框下拉列表中没有需要的帮助选项，可以在搜索框 中自定义帮助内容获得相关的帮助，如图1-16 所示。 单击最下方的“智能查找”选项，或在右键快捷菜单中选择“智 能查找”命令，无须用户打开互联网浏览器或手动运行搜索引擎，即 可自动启动微软的必应（Bing ）搜索引擎在网络上查找指定的帮助 信息。 图1-16 Word 操作说明搜索框 Wog-zw1-16.indd 10 2020.12.21 9:22:44 AM