第一章 采购管理概 述 1. 了解采购的含义、分类、特点,明确采购的原则和作用 ; 2. 理解采购管理的内涵及不同采购管理模式的比较分析 ; 3. 熟悉采购管理的内容,掌握采购作业的一般流程。 1. 能够根据不同的采购类型,完成合理的采购流程设计 ; 2. 能够掌握采购作业的一般流程并能在实践中加以运用 ; 3. 能根据采购管理原则,提高采购作业绩效。 2 通用集团的采购管理 世界上最大的汽车集团———通用汽车,自诞生之日起,就自然而然地融入全球采购联 盟系统和市场竞标体系。相对于尚在理论层次彷徨的众多企业而言,通用的采购已经完 全上升到企业经营战略的高度,并与企业的供应链管理密切结合在一起。 据统计,通用在美国的采购量每年为580 亿美元,全球采购金额总共达到1400 亿~ 1500 亿美元。通用汽车20 年前就提出了全球化采购的思想,并逐步将各分部的采购权 集中到总部统一管理。目前,通用集团下设四个地区的采购部门:北美采购委员会、亚太 采购委员会、非洲采购委员会、欧洲采购委员会。四个区域的采购部门定时召开电视会 议,把采购信息放到全球化的平台上来共享,在采购中充分利用联合采购组织的优势,协 同杀价,并及时通报各地供应商的情况,把某些供应商的不良行为在全球采购系统中 备案。 在资源得到合理配置的基础上,通用集团开发了一整套供应商关系管理程序,对供应 商进行评估。对好的供应商,采取持续发展的合作策略,并针对采购中出现的技术问题与 供应商一起协商,寻找解决问题的最佳方案;而在评估中表现糟糕的供应商,则请其离开 通用的业务体系。同时,通过对全球物流路线的整合,通用将各个公司原来自行拟定的繁 杂的海运线路集成为简单的洲际物流线路。采购和海运路线经过整合后,不仅使总体采 购成本大大降低,而且使各个公司与供应商的谈判能力也得到了质的提升。 通用集团的“采购理念”在中国发展遇到的现实问题,不仅在于企业对先进思维方式 的消化能力,更重要的是,在不同体制和文化背景下的执行是否通畅。而在落实理念的过 程中,必须革新中国的企业文化,要求高层决策人员和中层管理人员应当具备解决系统设 计问题的能力,底层的运作人员应能解决系统操作的问题,同时必须有发现问题的能力和 正确理解问题的能力。 资料来源:中国物流与采购联合会资料汇编 通用集团先进的采购思想与采购管理模式,直接反映出在不同的市场机制和管理模 式下,任何企业都需要进行创新性的采购变革。而从另一个角度看,我们会发现采购在整 个企业物流管理中的重要地位已经被绝大多数的企业所认可。更多的生产企业专注于自 己的核心业务,把采购物流业务外包,建立在合作基础上的现代供应链管理,无疑是对传 统的采购管理模式的一次革命性挑战。 第一节　采购的内涵 一、采购的含义 在现代企业物流管理、供应链管理中的一个至关重要的环节是采购活动。一般认为, 采购是指单位或个人基于生产、销售、消费等目的,购买商品或劳务的交易行为。根据人 们取得商品的方式不同,采购可以从狭义和广义两方面来进行区分。 (一)狭义的采购 狭义的采购是指以购买的方式,由买方支付对等的代价,向卖方换取物品的行为过 程。即所谓的“一手交钱,一手交货”或“银货两讫”。 在此概念中,货币成为交易的中介,买方若没有货币则采购行为将难以实现,这种以 货币换取商品的方式是最普遍的采购途径。 (二)广义的采购 广义的采购是指除了以购买的方式获取商品以外,还可以通过下列途径取得商品的 使用权,以达到满足需求的目的。 41.租赁 租赁即一方以支付租金的方式取得他人物品的使用权。如租房、租车、租厂房、租设 备等。 2. 借贷 借贷即一方以无须支付任何代价的方式取得他人物品的使用权,使用完毕后返还原 物品。这种无偿借用他人物品的方式,通常是基于借贷双方的情谊与密切关系,特别是借 方的信用。 3. 交换 交换即以物易物的方式,取得物品的所有权及使用权,不须支付货款。其实,交换是 最古老的采购途径,但在现代社会也不乏其例。 综上所述,广义的采购是指以各种不同的途径,包括购买、租赁、借贷、交换等方式,取 得物品或劳务的使用权或所有权,以满足使用的需求。对于企业而言,采购是从组织外部 获取资源的活动过程。所谓组织外部就是指涉及市场、供应商及其他企业、组织等主体, 所获取的资源是有偿的,包括物料、产品、工程和服务等。 (三)购买与采购的区别 一般习惯上,人们将消费者购买简称为购买,将商业采购简称为采购,因此从学术上 的角度看,采购是比购买更广泛、更复杂的概念,不能把商业采购简单地看成是消费者购 买,也不应把简单的消费者购买活动理解成商业采购。 消费者购买是零买型的,即一般的商品都有很多供应商,每个客户都是在当前需求的 基础上购买,并同时是所购产品或服务的最终消费者。产品价格可能会随供应商的不同 而变动,这主要取决于供应商选择的营销策略,消费者可以自由选择产品质量和类型以及 合适的供应商。除非是例外,否则单个顾客没有能力影响产品价格和营销方式,也无法改 变由供应商所选定的生产企业,每个顾客的交易量占供应商销售总量的比例也非常小。 因此,购买具有以下几个特点: () 购买的主体通常是家庭或个人; () 购买的物品就独立的购买个体而言,数量不多,品种有限; () 物品供应商到用户的距离一般不是很远; () 购买从筹划开始至实施到完成,相对比较简单易行; () 购买的风险,无论是自然风险还是社会风险都不是很大。 商业采购则通常是专业化的,并且采购规模一般都非常大,潜在的货源也很少,甚至 可能在整个市场中也只有几个供应商能提供。很多采购企业的规模比它们的供应商大得 多,因此在与供应商打交道的过程中可能会扮演多重角色。一方面,它们需要专门的技能 来保证准确地满足需求;另一方面,为了达到连续而有效的运行效果,还需要有合适的体 系和程序作保证。供应商每年都投入大量的人力和物力来寻找各种途径说服采购人员购 买其产品,所以采购部门必须花费足够的精力来抵御这种营销攻势,以确保企业现在和未 来的需求能够被充分满足。 在这种情况下,仅对来自供应商的外部压力作出反应是不够的,长期的、有远见的计 划更加重要。只有这样,才能在计划的基础上,发现和满足企业未来的需求。因此,采购 区别于购买表现出以下几个特点: (1)采购的主体通常是企业、事业单位、政府部门、军队和其他社会团体; (2)采购的客体不仅仅是生活资料,更多的是生产资料; (3)采购的品种、规格繁多,金额巨大; (4)采购从策划至实施到任务的完成,整个过程十分复杂; (5)采购的过程实际是商流、物流、信息流、资金流综合运行的过程; (6)采购存在一定的社会风险和自然风险,尤其是国际采购风险相对更大。 采购不是单纯的购买行为,而是指从市场预测开始,经过有选择的商品交易,直到采 购的商品进入需求企业仓库的全部过程。其中包括了解需求,市场调查,市场预测,参与 设计规划,制订计划,确定采购方式,选择供应商,确定质量、价格、交货期、交货方式、包装 运输方式,协商洽谈,签订协议,催交订货,质量检验,控制成本等一系列环节。 二、采购的特点 采购的特点主要指企业对生产资料的采购区别于其他采购行为的特殊性。具体来 说,采购具有以下特点。 1. 物资采购数量大 物资采购数量大,主要是指生产资料采购数量与生活资料采购数量相比较而言。采 购物资的数量大,是由于产品生产过程中物资消耗量大。 鉴于采购物资数量大的特点,在采购过程中必须注意以下三点: (1)必须掌握各种物资的储备定额,把采购批量限制在储备定额之内,防止超储 积压。 (2)组织好运输工作,提前做运输计划、合理选择运输路线、运输工具和方式等。 (3)处理好采购批量、采购次数、采购费用和储存费用之间的关系,在一般情况下,求 得费用最低的效果。 62.采购技术性高 采购工作的技术性要求较高而且严格,具体可以分为以下四个方面: (1)采购属于劳动对象的商品,要严格按照工艺技术要求进行采购,切忌片面追求采 购价格的低廉。 (2)采购属于劳动手段的商品,要按照工装设备的技术要求采购,切忌采购粗制滥造 的甚至是淘汰的工装设备。 (3)采购工作人员必须具备识别、鉴别能力,识别的职能着重在商品使用功能上能否 满足消费要求,鉴别的职能着重在商品的真伪、质量的好坏、效能的高低和性能的强弱。 (4)必须完善采购商品检验、测试手段,加强验收工作,提高采购商品质量和采购工 作水平。 3. 采购筛选性强 采购筛选性强,即对专用、通用的大型设备的购买进行技术经济评价。这是由大型专 用和通用设备的使用周期长、投资额大和在生产中的关键作用等因素决定的。在技术上 论证、评价、筛选的依据是采购设备的高效性、可靠性、节能性、简易性等,这些都是在采购 工作中必须把握的。 4. 采购选择性强 社会产品生产过程中的物资消耗和设备使用,具有很强的专用性。这种专用性反映 了某些方面需要物资的替代性差。物资的专用性和替代性差的特点,体现在采购上就是 选择性较强的特点。工艺技术的具体要求是选择的依据;物资本身的外在、内在质量特征 是选择的标准;适用性是选择的目的。 5. 采购具有齐备性 采购的齐备性是指根据生产过程消耗和使用的各种物资的配备关系,组织批量生产 或工程项目需要的各种物资数量配套采购的过程。采购的齐备性对组织连续生产建设是 非常重要的。要搞好配套采购,达到供应齐全的要求具体应注意以下几点: (1)必须掌握生产建设过程中的各种物资消耗和使用的数量配比关系,作为进行配 套采购的依据。 (2)生产建设活动是一个批量连续过程,这就要求确定一个合理的配套采购量。 (3)经常检查采购的齐备性。 6. 采购具有连续性和均衡性 在一般情况下,企业的生产和经营活动具有连续性和均衡性。采购活动的连续性是 指每日平均消耗的商品数量和储备总量,按事先确定的采购间隔日期,不间断地采购商品 的行为。采购活动的均衡性是指要均衡地确定每次采购批量和采购间隔期。 鉴于此,要实现采购的连续性和均衡性,企业必须做到四点: (1)掌握平均每月物资消耗量和储备定额。 (2)掌握资源的供求状况。 (3)必须做好运输的事先安排,加强运输的计划性。 (4)供货渠道的可靠性和稳定性是保证采购连续性和均衡性的关键因素。 7. 采购的计划性强 采购具有较强的针对性、协作性、系统性以及定质、定量、定时、定点等诸多特性,这就 要求采购活动必须在采购计划的指导和控制下进行。 三、采购的原则 采购和其他经济活动一样,有自己的活动目标。要实现采购目标,必须遵循一定的行 为准则,用以约束采购活动。 1. 坚持规范化的原则 采购活动既是一种经济行为,也是一种法律行为。所以,它必须在一定的约束机制制 约下进行。从行为规范化的角度,必须遵循有关的规章制度。如采购木材、水泥等,必须 符合运输流向,否则采购将成为一种不合理行为,造成实物流通阻滞,带来经济损失。从 行为合法化角度说,必须按照有关经济法规,约束采购行为。 2. 坚持效益的原则 采购和其他经济活动一样,也是讲求效益的。不过采购效益具有不同的经济内容。 从宏观的角度,它是商品流通整体效益中的一个环节效益;从微观角度,它是企业效益的 一个组成部分。 3. 坚持核算的原则 采购核算是指运用价值或实物形式,对采购成本、采购效益和采购数量进行核算、分 析检查的过程。采购经济效益不是唾手可得的,从某种意义上说,是采购核算的必然 结构。 4. 坚持技术先进性的原则 采购在讲求采购效益的同时,还要坚持采购商品的技术先进性。技术的先进性,从时 代性来说,是现代水平或接近现代水平;从范围性来说,是指国际或国内范围。所以,我们 应按照下列要求进行采购: (1)坚持标准采购,杜绝被淘汰商品进入流通领域或生产领域,还要防止采购回“娘 家”产品。 (2)坚持技术政策采购,在注重实用性和先进性原则下,对引进的设备,一定要贯彻 消化、改革、提高的方针,转化为自己的技术,防止盲目重复引进。 (3)在国际采购活动中,要坚持先进性、适用性和配套性相结合的原则。 5. 坚持经济合理性的原则 采购必须从企业经济条件和经济能力出发,追求最大的采购效益。具体来说就是: (1)考虑采购成本能否收回。 (2)在设备采购上,成套设备采购要考虑投产的规模效益能否达标,单位设备采购也 要考虑投产后的单位效益能否达标。 (3)在引进设备的采购上,一定要考虑市场需求,否则会出现产值增加了,生产效率 提高了,可企业的效益却下降了,甚至亏损。 6. 坚持质量适合需要的原则 采购商品质量的着眼点是以是否适合需要为标准,因此在采购中要注意下列几点: (1)采购的商品质量必须符合需要,防止两种倾向:一是超过需要,片面追求高质 量;二是降低要求,片面追求低价格。 (2)坚持质量标准采购,按国家或地方颁布的产品质量标准组织采购。 (3)坚持按质论价的原则,防止以次充好。 (4)生产企业的采购要处理好因采购原材料质量提高、加大的采购成本和生产成本 与产品质量提高的销售收益之间的关系。如果加大的采购成本和生产成本超过增加的销 售受益,是不合算的。 7. 坚持功能与价值相匹配的原则 生产企业物资消耗的合理性,就其本质来说,是功能转换为价值的匹配问题,要求在 采购活动中运用价值工程分析,选择适用商品,同时也要在保证产品质量的前提下,通过 采购开辟代用资源。 8. 坚持发展长期稳定的采购关系 建立固定的采购关系的条件是:采购双方生产和消耗稳定,有共同开发的产品和技 术项目。尽量固定采购关系是采购的主要渠道和方式。它有利于巩固采购关系,保证采 购商品的质量和供应,也有利于采购双方的生产经营。 9. 坚持比较与选择的原则 采购的一个最显著的特点就是从优选择。要做到从优选择,就要在比较的基础上进 行选择。采购选择和比较的内容主要在采购质量、采购渠道、采购价格和采购方式等诸方 面进行。 采购的上述原则,是一个相互联系的原则体系。在采购活动中,要综合权衡利弊得 失,不能顾此失彼。否则会造成采购的失误,给企业的生产经营活动带来不利影响,甚至 导致整个生产经营活动的失败。 四、采购的地位和作用 采购是一门专业,是一种技术性、实用性、操作性很强的工作,是商品生产及交换整体 供应链中的重要组成部分,是企业经营管理的一个核心过程,更是公司获取经营利润的重 要来源之一。 (一)采购的地位 1. 采购的价值地位 在全球范围内企业的产品成本构成中,采购的原材料及零部件成本占企业总成本的 比例因行业不同而异,大约在30%~90%,平均水平在60% 以上。从世界范围看,一个典 型企业的采购成本(包括原材料和零部件)要占60%,工资和福利占20%,管理费用占 15%,利润占5% 。而在中国的企业中,各种物资的采购成本要占到企业销售成本的70% 以上。显然,采购成本是企业成本管理中的主体和核心部分,采购是企业管理中最有价值 的部分。 许多企业在控制成本时将最大时间和精力放在不到总成本40% 的企业管理费用以 及工资和福利上,而忽视其主体部分———采购成本。事实上,产品成本中的材料部分每年 都存在着5%~20% 的潜在降价空间,而材料价格每降低2%,在其他条件不变的前提下, 经营资产回报率可增加15% 。 2. 采购的供应地位 在商品生产和交换的整体供应链中,每个企业既是顾客,又是供应商。为了满足最终 顾客的需求,企业都力求以最低的成本将高质量的产品以最快的速度供应到市场,以获取 最大利润。 从整体供应链的角度看,企业为了获取尽可能多的利润,都会想方设法加快物料和信 息的流动。这就必须依靠采购的力量,充分发挥供应商的作用,因为占成本60% 的物料 以及相关的信息都发生或来自供应商。供应商提高其供应可靠性及灵活性、缩短交货周 期、增加送货频率可以极大地改进企业的工作,如缩短生产总周期、提高生产效率、减少库 存、增强对市场的应变能力等。 3. 采购的质量地位 供应商上游质量控制得好,不仅可以为下游质量控制打好基础,而且可以降低质量成 本,减少企业对来货的检验工作。采购物资不只是价格问题(而且大部分不是价格因素), 更多的是质量水平、质量保证能力、售后服务、产品服务水平、综合实力等。有些物资看起 来买得很便宜,但不能正常工作,需要经常维修,这就大大增加了使用的总成本。如果买 10 的是假冒伪劣品, 则会蒙受更大的损失。 质量是产品的生命。一般企业都以质量控制的程序将其划分为来货质量控制、过程 质量控制及出货质量控制。由于产品中价值60% 的部分是经采购由供应商提供的,因此 企业产品质量不仅要在企业内部限制,更多的应控制在供应商的质量过程中,这也是上游 质量控制的体现。供应商上游质量控制得好,不仅可以为下游质量控制打好基础,而且可 以降低质量成本,减少企业来货检验费(降低检验频次,甚至免检)等。 经验表明,一个企业要是能将1/3的质量管理精力用在供应商的质量管理上,那么企 业自身的质量(过程质量及产品质量)水平至少可以提高50% 。可见,通过采购将质量管 理延伸到供应商,是提高企业自身质量水平的基本保证。 采购能对质量成本的削减做出贡献。当供应商交付产品时,许多公司都会做进料检 查和质量检查。采购任务的一部分是使企业的质量成本最小化,减少所采购物资的来料 检查和质量检查成本,可以通过选择将生产置于完善的控制之下并拥有健全的质量组织 的供应商来实现。 4. 采购管理的战略地位 与供应商建立伙伴关系,不但能够减少所采购的物资或服务的价格,而且能够通过多 种方式增加企业的价值,这些方式主要有:支持企业的战略、改善库存管理、稳步推进与 主要供应商的关系、密切了解供应市场的趋势。在不用直接投资的前提下,充分利用供应 商的能力为自己开发生产专用产品,既节约资金、降低风险,又能以最快的速度形成生产 能力。因此,加强采购管理对企业提升核心竞争力也具有十分重要的意义。 (二)采购的作用 1. 采购在产品中的作用 随着时代的发展和技术的进步,产品的开发周期极大地缩短,这就要求企业的采购必 须将供应商纳入产品早期开发。这样不仅可以利用供应商的专业技术优势缩短产品开发 时间、降低产品开发费用及产品制造成本,而且可以更好地满足产品功能的需要,提高产 品在整个市场上的竞争力。 2. 采购在企业经营中的作用 现在许多企业都将供应商管理作为企业发展的战略之一,将供应商看作自身产品开 发与生产的延伸,与供应商建立战略伙伴关系。 在不用直接进行投资的前提下,企业充分利用供应商的能力为自己开发生产产品。 这样一方面可以节约资金、降低投资风险;另一方面可以以最快的速度形成生产能力、扩 大产品生产规模。而且很多企业与供应商的合作不仅局限于原材料和零部件领域,还扩 大到半成品甚至成品领域。 根据上述分析可知,采购不仅仅是购买物品,而是企业经营的一个核心环节是获取, 利润的重要资源,在企业的产品开发、质量保证、整体供应链以及经营管理中起着极其重 要的作用。走出传统采购的认识误区,正确确定采购的地位、认识采购的作用,是当今每 个企业在全球化、信息化市场经济中赖以生存的一个基本保障,更是现代企业谋求发展壮 大的必然要求。 第二节　采购的分类与任务 一、采购的分类 采购可以按采购技术、采购环节、采购政策、决定采购价格的方式、采购主体、采购对 象、采购形态等分类。 (一)按采购技术分类 按采购技术可将采购划分为传统采购和现代采购两类。 1. 传统采购 传统采购是企业的一种常规业务活动过程,即企业根据生产或销售进度,首先由各需 求单位在月末、季末或年末制订需要采购物资的申请计划,然后由物资采购供应部门汇总 成企业物资计划采购表,报经主管领导审批后,组织具体实施,最后所需物资采购回来后 验收入库,以满足企业生产或销售的需要。 传统采购存在市场信息不灵、库存量大、资金占用多、库存风险大等不足,可能出现供 不应求的情况,影响企业生产经营活动的正常进行,或者出现库存积压、成本居高不下,影 响企业的经济效益。 2. 现代采购 现代采购是指运用现代科学的采购技术和方法,通过计算机网络实现信息收集、供应 商选择、采购合同的签订、采购绩效的评估,以及采购活动之后的运输、库存活动,全过程 使用信息化、网络化的方式,最大限度地满足企业生产经营的需要,降低采购物流成本,实 现采购目标。 现代采购的技术和方法主要有订货点采购、MRP(物料需求计划)采购、JIT(准时化) 采购、ERP(企业资源计划)采购、供应链采购、电子采购等。 1)订货点采购 订货点采购是指根据物资的再订货点安排物资需求计划,一旦存货量低于再订货点 即进行补充采购。订货点采购的基本原理就是在库存运行中,设定一些订货控制点,进行 有控制的订货进货,使得仓库的库存量能在最好地满足生产或用户需求的条件下实现库 12 存量最小化。 2)MRP 采购 MRP 采购主要应用于生产企业。它是生产企业根据生产计划和主产品的结构及库 存情况,逐步推导出生产主产品所需要的零部件、原材料等的生产计划和采购计划的过 程。采购计划中规定了采购品种、数量、采购时间及采购物资回来的时间,计划比较精确、 严格。MRP 采购是以需求为依据,以满足库存为目的,市场响应灵敏度及库存水平比订 货点采购方法高。 3)JIT 采购 JIT 采购由准时化生产管理思想演变而来。它是根据用户的需要将合适的物资以合 适的数量和价格,在合适的时间送达合适的地点;它以需求为依据,改造采购流程和采购 方式,使之完全适合需求的品种、时间、数量,做到既能灵敏地响应需求的变化,又能使库 存向零库存趋近,是一种比较科学、比较理想的采购模式。 4)ERP 采购 ERP 采购是基于以职责为核心的流程设计,基于高度共享的基础信息平台应用。以 往通过电话能完成的工作,现在都要在ERP 系统中记录,提高了业务的可追溯性,减少了 业务操作中的人为因素。通过ERP 系统可随时查询任意时间与某供应商发生的采购业 务,并可以查询该笔业务进行的状态,包括库存接收的数量、退货的数量、发票的数量等; ERP 系统按照设定的指标对供应商的状态进行分析,包括供应商供货质量分析、数量分 析等,并从中总结规律,制订相应的供应商管理策略,如设定相应的配额和询价优先级等; 使用ERP 系统完备的控制体系能够做到流程有序、审批严格、监督有方。 5)供应链采购 供应链采购是一种供应链机制下的采购模式。在供应链机制下,采购不再由采购者 操作而是由供应商操作,采购者只需要把自己的需求信息及时传递给供应商,由供应商根 据用户的需求,及时、连续、小批量补充库存,以保证既能满足采购者需要,又使总库存量 最小。供应链采购对信息系统和供应商操作的要求都比较高,是一种科学的、理想的采购 模式 6 。 )电子采购 电子采购是由采购方发起的一种采购行为,是一种不见面的网上交易,如网上招标、 网上竞标、网上谈判等。企业之间在网络上进行的这种招标、竞价、谈判等活动定义为 B2B 电子商务采购。电子采购比一般的电子商务和一般性的采购在本质上有了更多的概 念延伸。它不仅仅完成采购行为,还有效地整合了企业资源,帮助供求双方降低了成本, 提高了企业的核心竞争力。 (二)按采购环节分类 按采购环节可将采购划分为直接采购和间接采购两类。 1. 直接采购 直接采购是指需求企业直接向物资生产厂商进行采购。直接采购的采购环节少、手 续简便、时间短,采购意图表达准确,信息反馈快,易于采购方与供应方交流、合作,并有利 于促进供应商进行售后服务的持续改进。目前,绝大多数企业均使用此类采购方式,在实 现自身需要的基础上通过减少中间环节来降低物资的采购价格,从而降低企业的采购 成本。 2. 间接采购 间接采购是指通过中间商实施采购行为的方式,也称委托采购或中介采购,主要包括 委托流通企业采购和调拨采购。间接采购一般适用于核心业务规模大、盈利水平高的企 业。委托流通企业采购是依靠有资源渠道的贸易公司、物流公司等流通企业实施,或依靠 专门的采购中介组织执行。调拨采购是计划经济时代常用的一种采购方式,是由上级机 关组织完成的采购活动。目前除非物资紧急调拨或执行救灾任务、军事任务,否则一般均 不采用调拨采购。 间接采购的特点包括:可充分发挥各类企业自身的核心能力,减少流动资金占用,增 加资金周转率,分散采购风险,减少物资的非正常损失,减少交易费用和时间,从而降低采 购成本。 (三)按采购政策分类 按采购政策可将采购划分为集中采购和分散采购两类。 1. 集中采购 集中采购是指企业在核心管理层建立专门的采购机构,统一组织企业下属各经营单 位所需物资的采购进货业务。 集中采购的特点是:量大、过程长、手续多,集中度高,决策层次高,支付条件宽松,优 惠条件多,专业性强,责任大。 2. 分散采购 分散采购是由企业各下属单位,如子公司、分厂、车间或分店实施的满足自身生产经 营需要的采购。 分散采购的特点为:批量小或单件,且价值低、开支小,过程短、手续简、决策层次低, 问题反馈快,针对性强,方便灵活,占用资金少,库存空间小,保管简单、方便。 14( 四)按决定采购价格的方式分类 按决定采购价格的方式可将采购划分为招标采购、询价采购、比价采购、议价采购、定 价采购、公开市场采购等六类。 1. 招标采购 招标采购是通过招标的方式,邀请所有的或一定范围的潜在供应商参加投标,采购实 体通过某种事先确定并公布的标准从所有投标者中评选出中标供应商,并与之签订合同 的一种采购方式。 招标采购分为传统招标采购和电子招标采购两种。随着电子商务技术的不断发展, 电子招标采购以周期短、实施成本低的特点成为大多数企业实施招标采购方式的首选。 严格限制议标方式 议标(谈判招标)是指招标单位与几家潜在的供应商就招投标事宜进行协商,达成协 议后将工程委托承包(或指定供货)。这种方法的优点是不需要准备完备的招标文件,不 需要很多的费用和时间。但由于议标背离了公开竞争的原则,必然存在一些弊病,如招标 单位反复压价;招投标双方互相勾结,损害国家利益;招标过程不公开、不透明,失去了公 正性。为此,世界各国对议标(谈判招标)项目都作了相应的规定。一般来说,只有特殊工 程才能通过议标确定中标商。 2. 询价采购 询价采购是指采购人员选取信用可靠的厂商,将采购条件讲明,询问价格或寄以询价 单并促请对方报价,比价后则现价采购。 3. 比价采购 比价采购是指在买方市场条件下,在选择两家或两家以上供应商的基础上,由供应商 公开报价,加以比价后,从中选定合适的供应商进行采购。供应商所供应物资的价格高低 是采购方衡量的关键因素。 4. 议价采购 议价采购是采购人员与厂家谈判、讨价还价,谈定价格后进行的采购。 5. 定价采购 定价采购是指厂家凭市场经验对采购物资定好采购价格,并根据事先定好的采购价 格进行采购。一般企业购买的物资数量巨大,无法由一两家厂商全部提供时,为了控制同 一种物资的采购成本,常使用定价采购的方式。 6. 公开市场采购 公开市场采购是指采购人员在公开交易或拍卖场所随时机动式的采购。以这种方式 进行采购,价格变动非常频繁。 在实际的采购活动中,企业很少单独使用以上的某种采购方式,通常是把以上六种采 购方式中的几种结合起来,以最大限度地降低采购物资的价格。 (五)按采购主体分类 按采购主体可将采购划分为个人采购、团体采购、企业采购、政府采购等四种。 1. 个人采购 个人采购是指为满足家庭或个人的需要而进行的采购。 个人采购一般是单一品种、单个决策、随机发生的,有很大的主观性和随意性的采购 活动,即使采购失误,也只影响个人利益,造成的损失不会太大。 2. 团体采购 团体采购通常是指某些团体通过大批量地向供应商订购,以低于市场价格获得物资 或服务的采购行为。 3. 企业采购 企业采购是指企业供应部门通过各种渠道,从外部购买生产经营所需物资的有组织 的活动。 4. 政府采购 政府采购又称统一采购或公共采购,是指各级政府及其所属实体为了开展日常的政 务活动,以及为公众提供社会公共产品和公共服务的需要,在财政的监督下,以法定的方 式(按国际规范一般应以竞争性招标采购为主要方式)、方法和程序,从国内外市场上为政 府部门或所属公共部门购买所需物资、工程和服务的行为。 其中团体采购、企业采购、政府采购可归为集团采购,指两人或两人以上公用物资的 采购。 (六)按采购对象分类 按采购对象可将采购划分为原材料采购、半成品采购、成品采购、主要资本设备采购、 附属资本设备采购等五种。 1. 原材料采购 原材料采购又称原材料购进,是指生产企业在市场中采购投入产品成本中的原材料。 162.半成品采购 半成品采购指企业采购半成品,以生产企业的最终产品。 3. 成品采购 成品采购是指企业采购成品在市场上销售,商品流通企业多进行此类采购。 4. 主要资本设备采购 主要资本设备采购一般指生产企业在市场上采购保证企业进行某种生产的基本 设备。 5. 附属资本设备采购 附属资本设备采购是指企业在市场上采购机械工具、办公设备等。 (七)按采购形态分类 按采购形态可将采购划分为有形采购和无形采购两种。 1. 有形采购 有形采购是指采购输出的结果是有形的物品,如一支钢笔、一台计算机等。有形采购 大体可以分为以下四种。 (1)原料。原料是指直接用于生产的原材料,如为生产电视而采购的显像管、电阻等 原料。 (2)辅料。在产品制造过程中,除了原材料之外所耗费的材料均属于辅料。如服装 厂购买的纽扣或拉链,机械制品上的螺丝等。 (3)机具及设备。机具及设备是指制造产品的主要工具或提供生产环境所不可缺少 的设施。 (4)事务产品。事务产品主要是指工作人员在文书作业上所需的设施,如文具、纸 张,以及其他杂项。 2. 无形采购 无形采购是指采购输出的结果是不具有实物形态的技术和服务等,例如购买一项服 务、一个软件、一项技术、保险及工程发包等。 技术、服务和工程发包是无形采购最常见的对象。 (1)技术是指能够正确操作和使用机器、设备、原料的专业知识。只有取得技术才能 使机器和设备发挥效能,提高产品的产出率或确保优良的品质,降低原料损耗率,减少机 器或设备的故障率,这样才能达到减少投入、增加产出的目的。 (2)服务是在合同的基础上由第三方(供应商、承包商、工程公司)完成的活动,包括 从清洁服务和雇用临时劳务到由专业的工程公司(承包商)为企业设计新生产设备的适用 范围以及安装服务、培训服务、维修服务、升级服务和某些特殊的专业服务。 (3)工程发包包括厂房、办公室等建筑物的建设与修缮,以及配管工程、动力配线工 程、空调或保温工程及仪表安装工程等。工程发包有时要求承包商连工带料,以争取完工 时效;有时自行备料,仅以点工方式计付工资给承包商,如此可以节省工程发包的成本。 但是规模较大的企业,本身兼具机器制造和维修能力,就有可能购入物资自行施工,在完 工品质、成本及时间等方面均有良好的控制和绩效。 二、采购的任务 随着现代企业内外部竞争的日趋激烈,采购在企业当中所起的作用也日渐加大,任务 也愈加繁重。归纳起来,企业实施物资采购的基本任务有以下几点。 1. 保证企业所需物品与服务的正常供应 采购活动是企业组织生产、经营活动的初始阶段。采购物品的品种、规格、数量、质 量、价格、交付情况等直接关系着企业的生产、运输、储存、销售等环节的质量和效率,采购 的物品若不能满足需求,企业的生产、经营就得不到必要的物质保证。 2. 保证采购的原材料质量 如果所采购的原材料有质量问题,将会直接影响到产品的质量。在采购中要切实保 证采购的质量,防患于未然。企业应与供应商达成明确的质量保证协议,以明确规定供应 商的质量保证责任,同时要定期对供应商的质量体系进行评价。 3. 控制并减少采购成本 直接采购成本及原材料、零部件等采购价格的控制与降低,可采取提高采购工作效 率、定期谈判、优化供应商、实施本地化采购、与供应商共同开展改进项目等多种途径。间 接采购成本控制与降低包括缩短供应周期、增加送货频率、减少原材料库存、实施来料免 检、循环使用原材料包装、合理利用相关的政府有利政策、避免汇率风险等。 4. 建立可靠、最优的供应商配套体系 一方面要尽量减少供应商的数量,使采购活动尽量集中;另一方面又要避免依赖独家 供应商,防止垄断供应的风险。 5. 利用供应商参与产品开发 这是将供应商纳入企业自身整体经营的最有效的措施。一个企业要想在激烈的市场 竞争中生存下去,必须不断地推出新产品,而任何产品的开发没有采购及供应商的参与和 贡献几乎是不可能完成的。充分利用供应商的专业优势,将给企业自身的产品开发、生产 甚至经营带来巨大的好处。 186.管理控制好与采购相关的文件及信息 这些文件及信息包括程序性文件、作业指导书、供应商调研报告、供应商考核及认定 报告、图纸及样本、合同与订单、供应商发票等。 7. 维护本企业的良好形象 因为采购是企业的对外工作,同销售一样,采购在很大程度上代表着公司,因此公正、 良好的态度有助于发展同供应商的合作关系,树立公司的优秀形象。 除以上几项基本任务外,从采购管理的角度讲,还应包括:制定并实施关于采购的方 针、策略、目标及改进计划并进行采购;供应商绩效衡量,建立供应商审核及认定、考核、评 估体系;开展采购系统自我评估,同其他单位的采购进行行业水平比较,不断提高整体采 购水平;建立培养稳定有创造性的专业采购队伍,建立采购资源共享体系。 第三节　采购作业的一般流程 一、采购的基本流程 采购基本流程大致分为如图1-1所示的几个步骤。 图1-1 采购基本流程示意图 1. 用料部门请购单 请购单须有用料的详细说明,如物料的名称、规格、型号、数量、交货日期及其他特殊 要求。 2. 编制计划 采购部门对申报采购的物料,根据需要与可能,汇总平衡后,做出采购决策,包括:品 种决策,即物料的品种、规格、型号及功能等;数量决策,即计划期内应当采购的数量;批量 决策,即每次进货的批量是多少;时间决策,即每批物料进货的时间;采购方式决策,即采 用何种方式采购,是集中采购还是分散采购,是传统采购方式采购还是现代采购方式采 购,是国内采购还是国外采购,最后形成采购计划。 3. 选择供应商 供应商选择是采购的基本环节。优秀的供应商群体,是采购目标实现的基础。要通 过对供应商的调查、供应商的审核认证、供应商的考核,选择优秀的供应商作为合作伙伴。 根据用料部门请购说明在原有供应商中选择业绩良好的厂商,通知其报价,或以登报公告 等方式公开征询。在选择供应商时,企业应考虑的主要因素有: (1)价格。物美价廉的商品是每个企业都想获得的。相对于其他因素,虽然价格并 不是最重要的,但比较各个供应商提供的价格连同各种折扣是选择供应商不可或缺的一 个重要指标。 (2)质量。商品质量也是一个十分重要的选择供应商的影响因素。商品质量的选择 应根据企业实际情况而定,并不是质量最好的就是最适合的。应力求用最低的价格买到 最适合本企业质量要求的产品。 (3)服务。服务也是一个很重要的选择供应商的影响因素。如更换次品、指导设备 使用、修理设备等,类似这样的一些服务在采购某些项目时,可能会在选择过程中起到关 键作用。 (4)位置。供应商所处的位置对送货时间、运输成本、紧急订货与加急服务的回应时 间都有影响。在当地购买有助于发展地区经济,易于形成社区信誉以及良好的售后服务。 (5)供应商库存政策。如果供应商的库存政策要求自己随时持有备件库存,那么拥 有安全库存将有助于对设备突发故障的解决。 (6)柔性。那些愿意且能够回应需求改变、接受设计改变等要求的供应商应予以重 点考虑。 4. 采购谈判 无论采取何种采购方式,都离不开与供应商的谈判。谈判要坚持正确的原则,要讲究 谈判策略,大宗货物的采购谈判要由有经验的谈判者承担。谈判关乎采购的全局,不可有 任何闪失。 5. 签订合同 谈判的成果、供需双方的权利义务及所达成的其他共识,要通过合同的形式确立下 来,以提供法律上的保障。 6. 运输货物 货物的运输通常由供应商组织,有时由采购方自行组织。在采购方自行组织的情况 下,有多种运输方式可供选择,如公路运输、铁路运输、水路运输、航空运输、联合运输等。 究竟选择何种运输方式,要依据货物的性质、运费的高低、时间的急缓、货损的大小、运输 的安全等进行综合考虑。 207.验收入库 货物验收入库是采购业务操作的最后一个环节,也是一个关键性环节。验收包括品 种、规格、质量、数量等方面的内容。对验收中发现的问题要依照规定妥善处理。不合格 品不得入库,更不能进入生产过程。否则,不仅造成人力、财力资源的巨大浪费,而且一旦 产成品进入市场,还会损害消费者的利益,有损企业形象,不利于企业长远发展。 8. 审核付款 货物检查合格入库后,必须按合同的规定及时支付货款。货款结算的方式有支票、汇 票、本票、异地托收承付、委托银行收款和信用卡支付等。市场经济要讲诚信,不讲诚信的 企业,必将被市场淘汰。 9. 购后评价 购后评价有两方面内容:一方面是总结对采购绩效,发扬优点,克服不足,进一步提 高采购质量;另一方面是总结采购人员的表现,表扬先进,找出差距,做好今后工作。 不同的物流采购业务类型有不同的具体要求,采购流程上会存在些许差异,但总体上 符合上述流程步骤。它始于需求提出,止于购后评价,期间经过计划的编制、选择供应商、 协商谈判、签订合同、货物运输、验收入库、审核付款等。 二、采购业务工作的开展 采购的一般业务工作流程如图1-2所示。 图1-2 采购业务工作开展示意图 1. 明确需求 明确需求,即在采购之前,应先确定需要哪些物料、买多少、何时买、由谁决定等。对 需求的细节,如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等,均须加以明确说明,以便来源选 择及价格谈判等作业能顺利进行。 2. 制订采购计划表 采购任务单按需发放到采购员手中,采购员要及时制订采购计划表,确定适宜的采购 时间,按时完成采购计划。 3. 选择供应商 选择供应商,即就需求说明,从原有供应厂商中,选择业绩良好的厂商,通知其报价。 对供应商进行考查和评估,建立供应商档案,确定合作的供应商。 4. 治谈磋商 治谈磋商,即决定可能的供应商后,进行价格、交货期、运输方式及费用、交货地点、保 险等的谈判,签订采购合同。 5. 安排采购订单 安排采购订单,即根据生产需求,向供应商下达采购订单。 6. 跟踪订单 在下单之后,应及时与供货商沟通确认是否按交货日期及时到货;不能及时到货者, 立刻予以协调,以确定一个合适的交货期。如确定无法供货时,采购员应及时采取相应的 措施对策: (1)与供货商协调,明确供货时间。 (2)将此情况及时反映给采购经理,并用E-mail的形式告知营业部经理。 (3)检查仓库是否有可以替代的辅料。 7. 货物的接收与检验 货物运输到仓库后,由仓库收发员清点数量,并与采购员一起验收品质,收货员在规 定时间内通知采购员数量是否与制单有差异,以及货物品质等方面的问题。凡厂商所交 货品与合约规定不符而验收不合格者,应依据合约规定退货,并立即办理重购,予以结案。 8. 货款结算 货款结算有两种方式:COD 和月结。 (1)COD 付款方式即货到付款,是指卖方将货物运出,货物到达目的地时,买方须将 全部货款交付卖方或其代理人,才可取得货物。这是经常合作的以及非常规品种的供货 商采用的付款方式。作为COD 申请付款需注明币种。 (2)月结付款方式需由供货商提供发票,采购员填写人民币申请表,附总经理签订的 订购合同、发票、采购单和经采购经理、营业部经理、总经理签字后的申请现金表,交由财 务核对后转交财务经理签字。 9. 购后工作 购后工作主要包括结案、记录与档案维护等工作。即凡验收合格付款,或验收不合格 退货,均须办理结案手续,清查各项书面资料有无缺失、绩效好坏等,报高阶层管理或权责 部门核阅批示。 凡经结案批示后的采购事项,均应列入档案登记编号分类,予以保管,以备参阅或事 22 后发生问题的查考;档案应有一定保管期限的相关规定。 某企业采购作业流程说明 (1)根据销售订单汇总表、库存情况,结合库存商品智能补货,让采购目的更明确、采 购数量更精准,避免盲目采购和库存积压。 (2)通过完善的分级分类供应商档案管理,集中管理供应商,设定采购人员管辖供应 商多级权限,避免采购人员私自选择不合格供应商。利用供货商采购排行、供货商销售情 况分析,反复评估,锁定优质供应商。 (3)根据完善的商品物价信息、分支机构物价信息,预设商品进价,结合审批流程中 “超过预设进价审核”的条件控制,杜绝采购人员随意定价、高价采购。 (4)通过采购入库单中的付款期限一项,利用超期应付预警提前了解月度付款信息, 避免随意付款,提高企业信用额度。 (5)支持利用现购、赊购、退货、受托代销、分支机构调拨等多类型采购业务模式,处 理翔实的历史采购信息,跟踪订单执行全过程。 三、采购流程设计中的注意事项 一般来说,企业规模越大、采购金额越高的采购个案,管理者应对采购流程的设计更 为重视。采购作业流程设计应注意以下几点。 1. 先后顺序及实效控制 首先需要注意的是作业流程的流畅性与一致性,并考虑作业流程所需时限。例如,避 免同一主管对同一采购个案做多次签核;避免同一采购个案,在不同部门有不同的作业方 式;避免一个采购个案会签部门过多,影响作业实效。 2. 关键点的设置 为了便于控制,设计采购作业流程时,应该做到正在处理中的采购作业各环节均被追 踪管理。例如,在国外采购中,询价、报价、申请输入许可证、开立信用证、装船、报关、提货 等环节,均需按管理要领和办理时限进行跟踪管理。 3. 划分权责与义务 在采购流程的设计中,对各项作业手续和查核的责任,应有明确的权责规定和查核办 法。例如,对请购、采购、验收、付款等权责应予以区分,并指定审核部门或人员。 4. 避免作业过程发生摩擦、重复与混乱 在设计采购流程过程中,应注意采购作业流程要有一定的适应性,以适应外部环境的 变化或者应变偶发事件的发生。例如,在遇到紧急采购及外部授权时,应用权宜的办法或 流程进行特别处理。 5. 价值与程序相适应 采购作业流程的程序繁简或被重视的程度应与所处理业务或采购项目的重要性或价 值的大小相适应。凡涉及数量比较大、价值比较高或者容易发生舞弊的作业,应有比较严 密的监督;反之,则可略微予以放宽,以提高采购作业的效率。 6. 处理程序应适合现实环境 应当注意所设计的采购作业流程可以进行及时的改进。一般来说,早期设计的处理 程序或流程,经过一定时间的应用以后,应重新加以审视,不断改进,以适应组织变更或作 业上的实际需要。 7. 配合作业方式的改善 应配合企业新的作业方式来改善采购作业流程。例如,当企业从手工作业方式变为 全自动作业方式后,采购作业流程与表单就需要做相当程度的调整或重新设计。 第四节　采购管理的内涵 一、采购管理的含义与目标 (一)采购管理的含义 采购管理是指为保障企业物资供应而对企业采购进货活动进行的管理活动。广义上 是指为了达到机构的日常管理与战略目标而获取供应商的商品和资源的管理活动。 采购管理与采购之间既紧密联系又有区别。 采购管理是对整个企业采购活动的计划、组织、指挥、协调和控制活动,是管理活动, 是面向整个企业的。它不但面向企业全体采购员,而且面向企业组织其他人员(进行有关 采购的协调配合工作), 一般由企业的采购科(部、处)长或供应科(部、处)长,或企业副总 (以下统称为采购科长)来承担。其责任就是要保证整个企业的物资供应,权力是可以调 动整个企业的资源。 而相对来说,采购只是指具体的采购业务活动,是作业活动,一般是由采购人员承担 的工作,只涉及采购人员个人,完成采购科长布置的具体采购任务,权力只能调动采购科 长分配的有限资源。 因此,采购与采购管理既有联系又有区别,见表1-1。 24 表1- 1 采购与采购管理的联系与区别 采购采购管理 联系本身有具体的管理工作,属于采购管理 本身直接管理具体采购业务的每一个步骤、 每一个环节和采购员 区别 ● 是具体的采购业务活动,是一项作业活动 ● 只涉及采购员个人 ● 只能调动采购部的有限资源 ● 对整个企业采购活动的计划、组织、指挥、 协调和控制活动,是管理活动 ● 面向整个企业 ● 可以调动整个企业的资源 (二)采购管理的职能与目标 1. 采购管理的职能 企业作为国民经济一个基本细胞承担着为社会提供产品或服务的功能。但是企业在 不断形成自己的产品和服务时,除了企业自己的已有物力资源外,还需要不断地从市场获 取各种资源,特别是各种原料、设备、工具等,这就需要采购。这项工作就是由采购管理来 承担的。 就物资采购的具体职能来说,一方面,它要实现对整个企业的物资供应;另一方面,它 是企业联系整个资源市场的纽带。 2. 采购管理的目标 采购管理的目标是保证企业的物资供应,是为确保在适当质量下,能够以合适的价 格,在适当的供应商那里采购到适当数量的物资和服务所采取的一系列管理活动。 (1)合适的供应商。选择供应商是采购管理的首要目标。对于采购方来讲,选择的 供应商是否合适,会直接影响采购方的利益。如数量、质量是否有保证,价格是否降到最 低,能否按时交货等。供应商的选择主要应考查供应商的整体实力,包括生产供应能力、 信誉等,以便建立双方互相信任的长期合作关系,实现采购与供应的双赢战略。 (2)适当的质量。采购商进行采购的目的是满足生产需要。因此,为了保证企业生 产的产品的质量,首先应保证所采购的材料能满足企业生产的质量要求。保证质量应该 做到“适当”。一方面,如果产品质量过高,会增加采购成本,同时也会造成功能过剩;另一 方面,所采购材料质量太差,就不能满足企业生产对原材料的要求,会影响最终产品质量, 甚至会危及人民生命安全。 (3)适当的时间。采购管理对采购的时间有严格的要求,即要选择适当的采购时间, 一方面保证供应不间断;另一方面又不能过早采购而出现积压,占用过多的仓库面积,加 大库存成本。 (4)适当的数量。适当的数量是物资采购非常重要的目标之一。采购适时适量,就 是要防止超量采购和少量采购。如果超量采购,会出现产品积压;如果少量采购,可能造 成供货间断,采购次数加大,提高成本。即要求采购做到既保证供应,又使成本最低。 (5)适当的价格。费用最省是物资采购要始终贯穿于方方面面的准绳。在物资采购 中每个环节、每个方面都要发生各种各样的费用,因此在物资采购的全过程中,我们要运 用各种各样的采购策略使我们总的采购费用最小。 一方面,采购价格过高,加大采购成本,产品将失去竞争力,供应商也将失去一个稳定 的客户,这种供需关系不能长久维持;另一方面,采购价格过低,供应商利润过少,或无利 可图,将会影响供应商的供货积极性,甚至出现以次充好等行为来维持供应,时间一长,采 购方将失去一个供应商。 企业应该从总价值、总成本的角度考查企业的经营结果,而不是片面地追求诸如采 购、生产和分销等单一功能的最优化,因为个体最优的总和不等于整体最优。 二、采购管理的内容与作用 (一)采购管理的内容 企业物流采购管理的主要任务体现在三个方面:一是要保证企业所需的各种物资的 供应;二是要从资源市场获取各种信息,为企业物资采购和生产决策提供信息支持;三是 要与资源市场供应商建立起友好且有效的关系,为企业营造一个宽松有效的资源环境。 采购管理涉及市场、合同、组织、制度、战略和流程等几方面内容,其中第一项是最重要、最 根本的任务,如果这一项搞不好,就不能称之为采购管理。 为了实现采购管理的基本任务,需要完成一系列的工作。采购管理的基本内容如 图1-3所示。 1. 采购市场分析 采购市场分析包括采购对象的市场供求分析、供应商分析,进而制定价格策略和采购 策略。 2. 需求分析 需求分析就是要弄清企业需要采购什么品种、需要采购多少,什么时候需要什么品 种、需要多少等问题。作为全企业的物资采购供应部门应当掌握企业的物资需求情况,制 订物料需求计划,从而为制订出科学合理的采购订货计划做准备。 3. 资源市场分析 资源市场分析就是根据企业所需求的物资品种,分析资源市场的情况,包括资源分布 26 图1-3 采购管理工作内容示意图 情况、供应商情况、品种质量、价格情况、交通运输情况等。资源市场分析的重点是供应商 分析和品种分析,分析的目的是为制订采购订货计划做准备。 4. 采购制度建设 采购制度建设包括制定采购工作管理目标、供应商选择制度、采购作用制度等,用制 度规范采购程序、采购人员行为,使采购运行机制科学化、合理化。采购制度各细则包括: 物资采购入库验收管理规定、物料与采购管理系统、公司中进口物资采购供应规定、公司 采购规程、采购工作实施办法、物料与采购管理工作内容、国内物资采购供应规定、设备引 进管理条例、标准采购作业程序和标准采购作业细则等。 5. 采购管理组织 采购管理组织是采购管理最基本的组成部分。为了搞好企业复杂繁多的采购管理工 作,需要有一个合理的管理机制和一个精悍的管理组织机构,要有一些能干的管理人员和 操作人员。 采购部门是企业为了进行采购活动以保证生产运作顺利进行而建立的一个组织。随 着企业与市场的联系日益紧密,采购部门的工作状况直接影响着整个企业的资金流、业务 27 复合型”等采购模 流程和竞争优势。企业目前普遍采用的采购组织有“集中型”“分散型”“ 式。采购组织设计、建立和运行,需要同物流管理和供应链管理结合起来考虑。 6. 采购合同管理 采购合同是需求方向供货厂商采购货品时,根据双方达成的协议所签订的具有法律 效力的书面文件,以确认供需双方之间的购销关系和权利与义务。 7. 采购战略管理 采购战略管理包括:采购品种战略决策、供应商战略决策、采购方式及其选择、跨国 采购战略决策等。制订采购订货计划是根据需求品种情况和供应商的情况,制订出切实 可行的采购订货计划,包括选择供应商、供应品种、具体的订货策略、运输进货策略以及具 体的实施进度计划等,具体解决什么时候订货、订购什么、订购多少、向谁订、怎样订、怎样 进货和怎样支付等这样一些具体的计划问题。 8. 采购计划实施 采购计划实施就是把上面制定的采购订货计划分配落实到人,根据既定的进度实施。 具体包括去联系指定的供应商、进行贸易谈判、签订订货合同、运输进货、到货验收入库、 支付货款以及善后处理等。通过这样的具体活动完成一次完整的采购活动。 9. 采购评价 采购评价就是在一次采购完成以后对这次采购的评估,或月末、季末、年末对一定时 期内的采购活动的总结评估。主要在于评估采购活动的效果、总结经验教训、找出问题、 提出改进方法等,通过总结评估,可以肯定成绩、发现问题、制定措施、改进工作,是我们不 断提高采购管理水平的保证。 10. 采购监控 采购监控是对采购活动进行的监控活动,包括对采购的有关人员、采购资金、采购事 务活动的监控。 11. 采购基础工作 采购基础工作是为建立科学、有效的采购系统进行的一些基础工作,包括管理基础工 作、软件基础工作和硬件基础工作。 采购管理理念中的关键要点 (1)建立供应链价值系统的观点。 高效的供应链设计、集中库存策略及库存的可视化管理和生产的良好协调,会使库存 28 水平降低,运输作业更为有效, (2)整体权衡的观点。 并改善订单实现率及其他一些关键的业务功能。 进行采购过程设计、运作和管理,常常会遇到功能、成本和物流效率的选择问题,需要 从系统整体绩效评价的角度,在比较、交替作用过程中进行整体权衡与选择。 (3)采购管理与其相关环节信息共享的观点。 (二)采购管理的作用 采购管理是企业总体经营战略的重要组成部分,关系到企业的生存和发展,具有十分 重要的作用。 1. 采购管理是企业正常生产的保证 任何企业的生产经营活动都由供、产、销三个环节组成。企业缺少了采购供应这个环 节,就没有原材料、燃料、零部件、辅助材料及所需的一切物资,企业就无法组织生产。没 有采购,企业的生产经营就成了无源之水、无本之木。 2. 采购管理是企业产品质量的基本保证 企业产品的质量当然与企业的生产加工过程有关,加工不当会影响产品质量,但是,没 有合格的原材料、合格的设备和工具,就根本无法生产出合格的产品,更不用说优质产品。 3. 采购成本是产品成本的主体部分 采购成本由订货费、保管费、购进费和进货费构成。采购成本,是产品成本的主体。 采购成本的少许变化都会对产品的成本产生显著影响。过高的采购成本会降低企业的效 益,削弱产品的市场竞争力。 4. 采购是企业与市场资源的接口 采购人员采购物资,主要和资源市场打交道。但是,资源市场与销售市场是混杂在一 起的,采购人员在获取资源市场信息的同时,也能获取大量的销售市场信息,这些信息可 为领导决策提供重要参考。 5. 采购是企业科学管理的开端 企业的物资供应是直接和生产发生联系的,采购方式决定和影响着生产方式。科学 的采购方式,必然要有与其相适应的科学的生产方式,并要求与供应和生产相关的整个企 业管理模式发生根本性变革,实现企业管理的规范化、科学化和现代化。 6. 采购决定着企业产品周转速度 采购是企业生产的开端。采购不仅是企业生产的基本保证,而且在很大程度上决定 了企业产品的周转速度。采购人员必须解决采购物品的适时适量问题,必须实现与生产 等环节的高度统一。这种统一,不但保证了生产而且节约了资金。否则,要么物料不到 位,车间停工待料影响生产;要么到货物料超过需求,造成物料积压问题,使物料周转速度 减缓,物料保管费用增加,甚至花费大量的人力物力去处理积压问题,造成更大的浪费。 7. 做好采购工作可以合理利用物质资源 节约和合理利用物质资源,是开发利用物质资源的头等大事。采购工作须贯彻节约 的方针,通过采购工作合理利用物质资源。 (1)通过合理采购,企业可以防止优料劣用、长材短用。 (2)优化配置物质资源,防止优劣混用。在采购中要力求优化配置和整体效应,防止 局部优化损害整体优化,部分优化损害综合优化。 (3)在采购工作中,要应用价值工程分析,力求功能与消耗匹配。 (4)通过采购,企业可以引进新技术、新工艺,提高物质资源利用率。 (5)要贯彻执行有关的经济、技术政策法律法规,如产业政策、综合利用和节能降耗 等政策法律法规,拒购被淘汰的产品,防止违反政策法律法规的行为发生,做到资源的合 理利用。 三、采购管理模式的比较分 析 传统采购管理与现代采购管理的主要区别如表1-2所示 。 表1- 2 传统采购管理与现代采购管理的主要区别 比较项目传统采购管理现代采购管理 与供应商/买方的关系互为对方合作伙伴 合作关系可变的长期的 合作期限短长 采购数量大批量小批量 运输策略单一品种整车发送多品种整车发送 质量问题检验/再检验无须入库检验 与供应商的信息沟通传统媒介网络 信息沟通频率离散的连续的 对库存的认识资产不利因素 供应商的数量多,越多越好少,甚至一个 设计流程先设计产品后询价供应商参与产品设计 产量大量少量 交货安排每月每周或每天 供应商地理分布很广的区域尽可能靠近 仓库大小 30( 一)传统采购管理模式的主要特点 1. 传统采购过程是典型的非信息对称的博弈过程 选择供应商在传统的采购活动中是一个首要任务。在采购过程中,采购方为了能够 从多个竞争性的供应商中选择最佳的供应商,往往会保留私有信息,因为给供应商提供的 信息越多,供应商的竞争筹码就越大,这样对采购方不利。因此,采购方尽量保留私有信 息,而供应商也在和其他的供应商竞争中隐瞒自己的信息。这样,采购与供应双方都不进 行有效的信息沟通,形成了非信息对称的博弈过程。 2. 验收检查是采购部门的一个重要的事后把关工作,质量控制难度大 质量和交货期是采购方主要考虑的另外两项重要因素,但是在传统的采购模式下,要 有效控制质量和交货期只能通过事后把关的办法。因为采购方不参与供应商的生产组织 过程和有关质量控制活动,相互的工作是不透明的。因此,需要按照各种有关标准(如国 际标准、国家标准等)进行检查验收。缺乏合作的质量控制会导致采购部门对采购物品质 量控制的难度增大。 3. 供需关系是临时的或短时期的合作关系,而且竞争多于合作 在传统的采购模式下,供应与需求是临时的或短时期的合作关系,缺乏合作与协调, 采购过程中各种抱怨和扯皮的事情比较多,采购人员的很多时间都消耗在解决日常问题 上,没有更多的时间来做长期性预测与计划工作,供应与需求之间缺乏合作增加了许多生 产的不确定性。 4. 对用户需求的反应迟钝 由于供应与采购双方缺乏及时的信息反馈,在市场需求发生变化的情况下,采购方也 不能改变供应商已有的订货合同,导致在需求减少时库存增加、需求增加时供不应求,供 需之间对用户需求的响应没有同步进行,缺乏应对需求变化的能力。 (二)现代采购管理模式的主要特点 1. 从为库存采购变为订单采购 传统采购都是为库存而采购的,采购部门很少根据项目的动态进展调整采购计划。 如今面对激烈的竞争,大库存会严重影响企业的经济效益和竞争力。JIT 采购可以有效 降低库存成本。 2. 从对采购材料的管理变为对供应商的管理 由于企业要与供应商建立一种长期互利的战略伙伴关系,因此双方及时实现工程进 度、材料的生产情况、交货期、运输方式等信息的共享,实现准时化采购,这样供应商就可 以适时响应采购部门的要求,使采购工作顺利进行,最终实现双赢。 3. 从传统采购变为电子商务采购 电子商务等信息技术的发展,使信息共享度越来越高。电子商务采购系统目前主要 包括网上市场信息发布与采购系统、电子银行结算与支付系统、进出口贸易通关系统以及 现代物流系统等,可以解决传统采购模式中供应商不能及时响应项目进度的问题。 4. 从采购方式的单元化变为采购方式的多元化 传统采购途径比较单一,但是随着计算机网络覆盖和国际化供应链系统的迅速发展, 采购方式开始向多元化方向发展,主要表现为:本土化采购与全球化采购相结合,集中采 购与分散采购相结合,自营采购和外包采购相结合,多供应商与单一供应商相结合。 本章主要介绍了采购及采购管理的相关知识,包括采购的概念、分类及特点,采购的 地位、原则及任务,采购作业的一般流程和其他形式下的作业流程,采购管理的含义、目 标、内容以及作用。 一、填空题 1. 广义的采购是指以各种不同的途径,包括( )、( )、( )、( )等方式, 取得物品或劳务的使用权或所有权,以满足使用的需求。 2. 间接采购成本控制与降低包括缩短供应周期、增加送货频率、减少原材料库存、 ( )、( )、( )、避免汇率风险等。 3. 在国外采购中,询价、报价、申请输入许可证、( )、( )、( )、( )等环 节,均需按管理要领和办理时限进行跟踪管理。 4. 制定采购工作管理目标、供应商选择制度、采购作用制度等,用制度规范采购程 序、采购人员行为,使采购运行机制( )、( )。 5. 采购成本由( )、( )、( )和() 构成。 二、简答题 1. 采购管理的战略地位是什么? 2. 采购管理理念中的关键要点是什么? 3. 采购的分类包括哪些? 4.JIT 采购和MRP 采购的含义是什么? 5. 简要说明采购流程设计中的注意事项。 326. 采购应遵循哪些基本原则? 三、论述题 1. 结合传统采购的特点谈一谈现代采购具有的优势。 2. 请结合实际案例论述采购作业的基本流程。 3. 论述采购管理的内容与作用。 百万物流人投身战“疫” 坚决打赢疫情防控阻击战 ———中物联应对疫情工作领导小组工作简报 疫情就是命令,防控就是责任。习近平总书记在2020 年1月25 日中共中央政治局 常务委员会会议上的重要讲话,发出了打赢疫情防控阻击战的战斗号召。根据党中央、国 务院决策部署和国资委党委有关要求,中国物流与采购联合会(以下简称中物联)第一时 间成立了以中物联党委书记、会长何黎明为组长的应对新型冠状病毒感染肺炎疫情防控 领导小组,坚决贯彻落实党中央、国务院决策部署和国资委党委有关要求,统一指挥调度 中物联系统应对疫情防控有关工作,加强防疫物资采购,提升采购物流运转效率。 百万物流人投身战“疫”。1月27 日,中物联向全国物流行业发起了《中物联关于做 好新型冠状病毒肺炎防控工作的紧急倡议》,呼吁制定应急预案,加强防控物资储备,确保 服务不中断、保障措施强有力,加强企业人员健康防控、确保工作人员健康安全,做好应急 物流预案、勇于承担社会责任,做好宣传和组织疫情防控工作以及地方物流行业组织积极 参与疫情防控工作等七条行业倡议,得到了全国物流行业企业和代管协会、地方物流行业 协会的积极响应。 春节期间,数以万计的一线物流企业和百万一线物流人投身战“疫”,提供抗击疫情物 资和生活用品物流保障服务,中国邮政、中国物流、阿里、京东、顺丰、苏宁等物流龙头企业 纷纷捐助赈灾物资和援助数十亿元资金,涌现了“地方政府主管部门、物流行业协会、物流 企业联合设立应急物流保障办公室”“九州通协助武汉红十字会解决物资配送瓶颈”等一 批又一批的先进典型事迹。 严格落实疫情防控工作。根据国资委有关通知要求,在前期紧急应对疫情工作安排 落实的基础上,1月31 日,中物联党委研究印发了《关于中物联系统应对新型冠状病毒感 染肺炎疫情防控有关工作安排的通知》,对近期应对疫情工作进行再部署、再加强。中物 联系统通过加强组织领导,各单位、各部门层层落实责任,做到守土有责,守土尽责,专业 提供物流协调保障服务,切实做好疫情防控工作,做好每日疫情监测及报告工作,全面提 高防控等级,确保中物联系统各项工作平稳有序开展。 中物联系统利用报刊、网络、新媒体等一切宣传手段和渠道,为全行业宣传传播正能 量,一方面,收集报道会员单位战“疫”一线动态,整理发布应急物资运输需求和运力资源 信息;另一方面,及时宣传政府最新政策,搜集反映物流领域存在的政策瓶颈,向主管部门 提出政策建议。在此基础上,加强同全国物流领域行业社团组织的联系,疏通全行业信息 渠道,协同解决相关问题。 积极建言加快政策出台。中物联及时向全国各省市地方物流行业组织发出《关于收 集疫情防控应急物资运输车辆、顺畅通行有关情况和政策建议的函》,得到了积极响应。2 月2日,中物联提交的《关于切实做好疫情防控和节后公路货物运输保障的情况反映和政 策建议》(以下简称《政策建议》), 获交通运输部应对新型冠状病毒感染肺炎疫情工作领导 小组副组长、副部长刘小明批示:“ 中物联的建议很有参考价值,要在工作中多采用。”同 日晚间,在交通运输部发出的通知中,采纳了中物联所提部分建议。 《政策建议》针对当前应急物资保畅通中遇到的突出矛盾和问题,提出以下建议:一 是加强政府文件的督查落实;二是全力保障货运车辆和司机返岗复工;三是采取强有力保 畅通措施;四是尽快设立共享式的接驳转运中心;五是由交通运输部门牵头,建立各地物 流保障办公室联系机制;六是加强自身疫情防控。 2月2日晚上,交通运输部办公厅发出《关于统筹做好进鄂应急物资中转运输有关工 作的通知》,在武汉周边确定5个物流园区作为进鄂应急物资道路运输中转调运站,为外 省进鄂的各类应急物资提供中转转运服务。此件特别强调“充分发挥行业协会的作用”, 并抄送中物联。到目前,中物联已将此文件通过本部各部门、分支机构及全国各地物流行 业社团组织转发全行业,并通过物流园区专委会主导的《中国物流园区图谱》提供导航 服务。 用专业做好物流协调保障。受国家发改委、交通运输部等部门委托,中物联及时联系 部分骨干会员企业,向政府有关部门提供了30 家应急物资运输保障重点物流企业名单, 合计运力储备超过5000 辆。 中物联公路货运分会、冷链委、医药物流分会、汽车物流分会、应急物流分会等分支机 构,发挥细分领域专业优势,组织协调大量的运力支援战“疫”。时刻关注疫情变化,积极 发现医院和企业的物资需求,保障疫区食品和物资供给,传递行业正能量。陆续收集和整 理了70 多家物流企业开展疫情防控物资免费运输信息,通过微信公众号提供相关信息查 询服务。每天发布一期,已连续发布八期,共300 多条。联合百家会员单位启动“抗疫 通”———应急物资运输需求与运力资源共享信息平台,提供疫情防控物资和应急保障物资 的运输信息匹配和业务对接实时服务。目前,已发布应急物资运输需求信息100 多条,对 接完成应急运输业务50 多单次。 物流行业展现担当使命。中物联系统中国汽车流通协会、中国医药物资协会、中国建 34 材流通协会、中国物资储运协会、 中国物资再生协会等代管协会,发挥各自行业专业优势, 纷纷发起行业倡议,众多会员和行业企业捐赠医疗物资及工程建设用物资。 据中国建材流通协会不完全统计,截至2月1日,仅建材流通行业向武汉捐助款项已 达3.众多建材家居卖场率先做出免租决定。全国各省市物流行业协会特别是湖 8亿元, 北省、黑龙江省等当地物流行业协会,按照当地政府有关部署和中物联有关倡议,组织建 立了“湖北省物流协会疫情防控工作专班”“黑龙江省物流/快递行业应急管理办公室”等 工作机制,24 小时值班,发扬物流人吃苦耐劳、勇于奉献的精神,认真配合有关部门做好 各项物流保障服务工作,展示了全国物流行业众志成城、抗击疫情的担当和使命。 不忘初心、牢记使命,坚决打赢疫情防控阻击战。按照党中央、国务院和国资委党委 有关要求,中物联党委坚决扛起疫情防控的政治责任,充分发挥中物联系统基层党组织的 战斗堡垒作用和共产党员的先锋模范作用,激励中物联系统党员干部担当作为,积极投入 疫情防控阻击战,营造全国物流行业众志成城、共克时艰的浓厚氛围,凝聚强大合力,坚决 打赢疫情防控阻击战,确保中物联系统各项工作平稳有序开展,持续推动全国物流行业的 健康发展。 资料来源:中国物流与采购联合会资料汇编