Contents　　

Unit 1  Structure and Layout of Business English Correspondence 1

1.1  Introduction 1

1.2  The Structure of Business Letters 2

1.2.1  The Seven Principle Parts 2

1.2.2  The Optional Parts 6

1.3  The Layout of Business Letters 9

1.3.1  The Styles of Business Letters 9

1.3.2  Envelopes Addressing 14

Useful Words & Expressions 16

Exercises 17

Unit 2  Writing Principles 21

2.1  Introduction 21

2.2  The Principles of Business Letter Writing 22

2.2.1  The Principle of Consideration 22

2.2.2  The Principle of Courtesy 24

2.2.3  The Principle of Conciseness 26

2.2.4  The Principle of Clarity 28

2.2.5  The Principle of Concreteness 30

2.2.6  The Principle of Correctness 31

2.2.7  The Principle of Completeness 31

Useful Words & Expressions 32

Exercises 33

Unit 3  Establishing Business Relations 35

3.1  Background Knowledge 35

3.1.1  Case Study 35

3.1.2  Relevant Information 36

3.1.3  Writing Skills 37

3.2  Sample Letters and Basic Writing Structure Analysis 38

3.2.1  Basic Writing Structures of Seeking New Clients Letters 38

3.2.2  Basic Writing Structures of Letters About Establishing Business Relations 39

3.2.3  Basic Writing Structures of Letters About Credit Inquiry 40

Useful Words & Expressions 44

Exercises 48

Unit 4  Inquiries and Replies 53

4.1  Background Knowledge 53

4.1.1  Case Study 53

4.1.2  Relevant Information 54

4.1.3  Writing Skills 55

4.2  Sample Letters and Basic Writing Structure Analysis 56

4.2.1  Basic Writing Structures of Inquiry Letters 56

4.2.2  Basic Writing Structures of Favorable Replies to Inquiry Letters 58

4.2.3  Basic Writing Structures of Unfavorable Replies to Inquiry Letters 60

Useful Words & Expressions 62

Exercises 66

Unit 5  Offers and Counter-offers 71

5.1  Background Knowledge 71

5.1.1  Case Study 71

5.1.2  Relevant Information 72

5.1.3  Writing Skills 73

5.2  Sample Letters and Basic Writing Structure Analysis 74

5.2.1  Basic Writing Structures of Offer Letters 74

5.2.2  Basic Writing Structures of Counter-offer Letters 76

5.2.3  Basic Writing Structures of Replies to Counter-offer Letters 78

Useful Words & Expressions 79

Exercises 81

Unit 6  Orders and Acknowledgements 85

6.1  Background Knowledge 85

6.1.1  Case Study 85

6.1.2  Relevant Information 86

6.1.3  Writing Skills 87

6.2  Sample Letters and Basic Writing Structure Analysis 88

6.2.1  Basic Writing Structures of Order Letters 88

6.2.2  Basic Writing Structures of Replies to Order Letters 90

Useful Words & Expressions 93

Exercises 96

Unit 7  Packing 101

7.1  Background Knowledge 101

7.1.1  Case Study 101

7.1.2  Relevant Information 102

7.1.3  Writing Skills 104

7.2  Sample Letters and Basic Writing Structure Analysis 105

7.2.1  Basic Writing Structures of Letters Concerning Packing Proposal 105

7.2.2  Basic Writing Structures of Letters Concerning Packing Instructions 106

7.2.3  Basic Writing Structures of Letters Informing the Details of Packing 107

7.2.4  Basic Writing Structures of Letters for Improving Future Packing 108

Useful Words & Expressions 110

Exercises 114

Unit 8  Payment 119

8.1  Background Knowledge 119

8.1.1  Case Study 119

8.1.2  Relevant Information 120

8.1.3  Writing Skills 122

8.2  Sample Letters and Basic Writing Structure Analysis 124

8.2.1  Basic Writing Structures of Letters Concerning Terms of Payment Proposal 124

8.2.2  Basic Writing Structures of Letters Urging Establishment of L/C 126

8.2.3  Basic Writing Structures of Letters Notifying the Establishment of L/C 127

8.2.4  Basic Writing Structures of L/C Amendment Letters 128

Useful Words & Expressions 129

Exercises 133

Unit 9  Shipment 139

9.1  Background Knowledge 139

9.1.1  Case Study 139

9.1.2  Relevant Information 140

9.1.3  Writing Skills 141

9.2  Sample Letters and Basic Writing Structure Analysis 143

9.2.1  Basic Writing Structures of Letters Concerning Sending Shipping Instructions 143

9.2.2  Basic Writing Structures of Letters Concerning Urging an Early Shipment 144

9.2.3  Basic Writing Structures of Reply Letters to Urging an Early Shipment 145

9.2.4  Basic Writing Structures of Letters Concerning Shipping Advice 147

Useful Words & Expressions 149

Exercises 154

Unit 10  Insurance 159

10.1  Background Knowledge 159

10.1.1  Case Study 159

10.1.2  Relevant Information 160

10.1.3  Writing Skills 162

10.2  Sample Letters and Basic Writing Structure Analysis 163

10.2.1  Basic Writing Structures of Letters Concerning the Coverage 163

10.2.2  Basic Writing Structures of Letters Concerning Excessive Insurance Coverage 164

10.2.3  Basic Writing Structures of Letters Concerning Asking the Seller to Cover Insurance 165

10.2.4  Basic Writing Structures of Letters Concerning Insurance Clause 167

Useful Words & Expressions 169

Exercises 173

Unit 11  Complaints and Adjustments 179

11.1  Background Knowledge 179

11.1.1  Case Study 179

11.1.2  Relevant Information 180

11.1.3  Writing Skills 181

11.2  Sample Letters and Basic Writing Structure Analysis 182

11.2.1  Basic Writing Structures of Letters Concerning Complaints or Claims 182

11.2.2  Basic Writing Structures of Letters Concerning Dealing with Complaints or Claims 184

Useful Words & Expressions 185

Exercises 190

Bibliography 195